Năm 2023, ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đang cân nhắc áp dụng mô hình làm việc kết hợp – Hybrid work. Mô hình làm việc này trở nên phổ biến sau đại dịch, đồng thời lực lượng lao động trẻ và nhờ sự đổi mới chóng mặt của công nghệ, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc kết hợp này.
Nhưng mô hình Hybrid work – làm việc kết hợp là gì? Mô hình làm việc này mang lại lợi ích gì?
Trong bài viết này, Dreamplex sẽ không chỉ giải đáp tất cả các thắc mắc trên về mô hình Hybrid work, mà còn chia sẻ nhiều thông tin hữu ích xoay quanh. Dreamplex đã áp dụng mô hình Hybrid Work từ trước COVID và hiện nay đã hoàn thiện thiết lập cho mô hình này, vì vậy, Dreamplex thấu hiểu những đặc tính của Hybrid work.
Trước khi đi sâu vào chi tiết về mô hình làm việc kết hợp, hãy cùng Dreamplex tìm hiểu ý nghĩa của mô hình làm việc từ xa kết hợp (hybrid remote), thường gọi là Hybrid work. Hybrid work là công việc cho phép linh hoạt làm việc từ nhà và văn phòng. Có thể làm việc từ xa vào một số ngày và trực tiếp tại văn phòng vào những ngày khác.
Với mô hình Hybrid work, nhân viên có thể bỏ qua những chuyến đi dài bằng xe máy mệt mỏi và làm việc từ nhà một hoặc nhiều ngày trong tuần. Vào những ngày khác, họ sẽ đến văn phòng để cộng tác và làm việc trực tiếp với đồng nghiệp. Cách xây dựng lịch trình này giúp cân bằng những lợi ích của làm việc từ xa, chẳng hạn như sự linh hoạt, nhưng vẫn đảm bảo được lợi ích của việc làm việc trực tiếp.
Tại các thị trường phát triển như Singapore và Hoa Kỳ, Hybrid work đã trở thành xu hướng phổ biến. Nghiên cứu của Stanford năm 2023 cho thấy rằng nhân viên tại Hoa Kỳ hiện làm việc từ xa trung bình 4 ngày một lần. Con số này vẫn còn thấp hơn nhiều ở Việt Nam, nhưng theo dự đoán trong những năm tới, khi thị trường việc làm trở nên toàn cầu hơn sẽ thúc đẩy thời gian làm việc tại nhà.
Sau đợt phong tỏa do Covid, nhiều công ty đã chuyển sang mô hình Hybrid work vì lợi ích mà nó mang lại. Đối với nhân viên, Hybrid work giúp họ linh hoạt hơn, cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nhân viên có thể làm việc từ nhà vào những ngày cần tập trung, và đến văn phòng để gặp gỡ đồng nghiệp và làm việc trực tiếp khi cần thiết.
Đó cũng là lý do Đại học Leeds nhận thấy rằng Hybrid work làm tăng sự hài lòng và gắn kết trong công việc. Nghiên cứu gần đây của Stanford cho thấy ở Mỹ, nhân viên đánh giá lựa chọn làm việc tại nhà bằng với việc được tăng lương 8%.
Theo nghiên cứu của Dreamplex, 56% Gen Z Việt Nam đánh giá cao nhất tính linh hoạt của việc được làm việc tại nhà trong thời kỳ COVID-19. Vậy Gen Z là gì? Đây là thế hệ sinh ra từ giữa những năm 1990 đến đầu những năm 2010, thường được coi là thế hệ bản địa kỹ thuật số đầu tiên.
Cứ 4 Gen Z thì có 1 người nói rằng, không cần di chuyển là điều họ yêu thích nhất khi làm việc tại nhà. Theo các nghiên cứu quốc tế, những lợi ích khác của Hybrid work bao gồm:
Mô hình Hybrid work mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Chính vì vậy, nhiều công ty hiện đang khám phá mô hình này để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và thu hút nhân tài.
Mặc dù có nhiều lợi ích, nhưng chúng ta phải thừa nhận rằng mô hình Hybrid work cũng có một số nhược điểm.
Những thách thức thường gặp trong những ngày làm việc tại nhà bao gồm:
Ở các thị trường phát triển, Hybrid work đã trở nên phổ biến, người lao động đã có nhiều kinh nghiệm trong việc giải quyết những thách thức của mô hình làm việc này. Tuy nhiên, ở Việt Nam, Hybrid work còn rất mới, vì vậy chúng ta cần có thời gian để thích ứng và tìm ra những giải pháp phù hợp.
Nghiên cứu của chúng tôi về Gen Z Việt Nam cho thấy những yếu tố gây phân tâm khi làm việc tại nhà, sự thiếu kỷ luật và khó giao tiếp là những lý do khiến họ vẫn thích làm việc ở văn phòng hơn là làm việc hoàn toàn từ xa.
Mô hình Hybrid work có thể hiệu quả, nhưng nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm việc thiết kế các chiến lược phù hợp. Nhiều công ty đang nỗ lực thực hiện điều này và chúng ta có thể học hỏi từ kinh nghiệm của họ.
Mỗi người đều có thời gian và không gian làm việc hiệu quả nhất của riêng mình. Nhà tâm lý học Mihàly Csìkszentmihàlyi gọi khoảnh khắc làm việc hiệu quả nhất là “flow – dòng chảy”.
Nhà tâm lý học Mihàly Csìkszentmihàlyi đã giải thích trong cuốn sách Flow của mình rằng, đây là trạng thái sử dụng hoàn toàn các khả năng cốt lõi của mình để đạt được mục tiêu mà mình mong muốn hoặc vượt qua thử thách. Ông phát hiện ra, những cá nhân thường xuyên trải nghiệm dòng chảy sẽ làm việc hiệu quả hơn và cảm thấy hài lòng trong công việc hơn với người ít có trải nghiệm này.
Một trong số các cách để đạt được ‘dòng chảy’ là hiểu thời gian và địa điểm làm việc hiệu quả nhất. Điều này có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiệm vụ. Ví dụ, chúng ta có thể gửi email tốt nhất vào buổi sáng trước khi làm việc ở nhà. Hoặc chỉ có thể phát huy khả năng sáng tạo hay lên chiến lược tốt nhất trong khoảng từ 10 đến 12 giờ sáng trong văn phòng. Giám đốc điều hành Amazon Jeff Bezos nổi tiếng không lên lịch bất kỳ cuộc họp nào sau 12 giờ trưa, vì thời gian đó đòi hỏi ông ấy phải thực sự tập trung cao độ.
Công việc hoàn toàn linh hoạt giúp mọi người đạt được năng suất cao nhất. Đây là lợi ích đôi bên cùng có lợi cho cả công ty và nhân viên. Tất nhiên, cũng có những mặt trái của việc làm việc linh hoạt. Đối với nhiều nhân viên, có một sự tự do như vậy là một khái niệm mới. Họ không quen với việc phải tự động viên mình. Trên thực tế, thiếu động lực và kỷ luật là một trong những vấn đề chính của thế hệ Z Việt Nam khi họ làm việc tại nhà.
Như khi làm quen với những thứ mới, Hybrid work là điều mà mọi người sẽ phải học. Từ cấp lãnh đạo, cấp quản lý đến từng cá nhân nhân viên.
Hybrid work cũng làm thay đổi các yêu cầu đối với một văn phòng. Sau tất cả, nếu công việc có thể làm ở nhà thì tại sao mọi người vẫn đến văn phòng? Theo nghiên cứu năm 2023 của công ty tư vấn nổi tiếng BCG, mọi người muốn đến văn phòng để gặp gỡ người khác:
“Ví dụ: người tham gia có xu hướng thích gặp trực tiếp để liên kết và phát triển cao gấp 8 lần so với làm những công việc đòi hỏi sự tập trung hoặc giải quyết các nhiệm vụ hành chính, vốn tốt hơn nên được thực hiện từ xa”. Tại Việt Nam, nghiên cứu về Gen Z của Dreamplex cho thấy hơn 60% nhân viên muốn đến văn phòng để cộng tác và kết nối.
Văn phòng không chỉ là nơi làm việc, mà còn là nơi giao lưu và kết nối. Khi thiết kế văn phòng cho mô hình Hybrid work, hãy chú ý tạo ra các không gian phù hợp cho các hoạt động xã hội, để nhân viên có cơ hội gặp gỡ, trò chuyện và làm việc với nhau.
Những không gian đó có thể tồn tại ở bất cứ đâu trong văn phòng. Không quan trọng là chúng được tách ra hay nhóm lại với nhau. Tầm quan trọng của việc cung cấp tất cả những không gian này là rất quan trọng. Nghiên cứu cho thấy rằng việc cung cấp nhiều không gian sẽ thúc đẩy sự tham gia của nhân viên nhiều hơn. Điều này cũng cung cấp cho họ nhiều cơ hội hơn để làm công việc tốt nhất của họ mỗi ngày. Đồng thời, điều đó cũng làm tăng cảm giác rằng công ty của họ đủ quan tâm để giao điều này cho họ.
Sau đây là những loại không gian chính mà các doanh nghiệp áp dụng mô hình Hybrid work cần có:
Làm việc từ xa cũng đồng nghĩa với việc có nhiều sự cô lập và cô đơn hơn. Cảm thấy bị cô lập khi làm việc tại nhà là mối quan tâm lớn nhất mà mọi người xác định. Thật vậy, lý do hàng đầu để quay lại văn phòng là để kết nối với đồng nghiệp. Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát mà chúng tôi đã thực hiện, cứ 2 thành viên Dreamplex thì có 1 người nói rằng việc tiếp xúc với đồng nghiệp là điều họ nhớ nhất ở văn phòng thực. 63% nói rằng họ nhớ các thành viên khác từ các cộng đồng.
Theo nghiên cứu của Steelcase, ý thức cộng đồng mạnh mẽ là chỉ số hàng đầu về năng suất của mọi người. Điều này cũng tác động đến sự tham gia, đổi mới và cam kết của họ đối với tổ chức. Google thậm chí còn đề cập đến cộng đồng như một lý do hàng đầu để tiếp tục đầu tư vào các văn phòng thực.
Có nhiều loại không gian khác nhau, nơi mọi người tụ tập và có “cuộc hội thoại thông thường”. Đó là nơi mà nhân viên tham gia trước, trong và sau khi làm việc. Điều này bao gồm không gian cộng đồng, phòng chờ, phòng ăn uống (pantry), quán cà phê, ngoài trời và không gian giải trí. Cùng với nhau, những không gian này có thể giúp mọi người tương tác với nhau theo cách tự nhiên.
Đại dịch COVID-19 đã chứng minh rằng làm việc từ xa là có thể. Tuy nhiên, nhiều người vẫn đánh giá cao hiệu quả của làm việc trực tiếp tại văn phòng.
Sự tin tưởng là một yếu tố quan trọng cho sự cộng tác thành công. Khi làm việc trực tiếp với nhau, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng xây dựng niềm tin thông qua các cuộc trò chuyện với nhau, các hoạt động đoàn kết nhóm, và việc quan sát trực tiếp cách làm việc của nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý tưởng, hợp tác với nhau giải quyết vấn đề, và đưa ra quyết định.
Điều này đặc biệt đúng với thế hệ Z và Millennials ở Việt Nam, theo nghiên cứu của Dreamplex về thế hệ Z. Họ cho biết rằng mình thích làm việc theo nhóm và trực tiếp hơn.
Văn phòng kết hợp đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Trong mô hình này, nhân viên có thể làm việc từ xa hoặc tại văn phòng, tùy thuộc vào nhu cầu của họ. Điều này đặt ra một thách thức cho các doanh nghiệp, đó là làm thế nào để tối ưu hóa không gian làm việc và đảm bảo rằng nhân viên có thể tập trung để hoàn thành công việc của mình.
Bàn làm việc linh hoạt hoặc “Hot desk” là một giải pháp tối ưu để đáp ứng cả hai yêu cầu này. Bàn làm việc linh hoạt (hot desk) thường được bố trí gần các khu vực dành cho các hoạt động giao tiếp xã hội. Các công ty làm điều này để cố gắng giảm số lượng không gian họ phải thuê. Điều này làm mất đi mục đích của việc có một khu vực tập trung.
Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên, hot desk nên được đặt ở một khu vực mở nhưng yên tĩnh, nơi nhân viên có thể tập trung vào công việc của mình. Trong các văn phòng lớn hơn, có thể thiết lập các khu vực bàn làm việc khác nhau để nhân viên có nhiều lựa chọn. Cần tránh tình trạng quá tải ở các khu vực mở, vì điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
Các công ty có thể giải quyết vấn đề này theo hai cách, thứ nhất, bằng cách hợp tác với nhà cung cấp văn phòng linh hoạt như Dreamplex. Dreamplex cung cấp các không gian làm việc chung được thiết kế chuyên nghiệp với đầy đủ tiện nghi, đáp ứng mọi nhu cầu làm việc của các công ty. Ngoài ra, Dreamplex còn có các gói thuê linh hoạt, cho phép các công ty chỉ phải trả tiền cho không gian khi họ cần sử dụng.
Thứ hai, họ có thể sử dụng hệ thống đặt phòng tại bàn, còn được gọi là phần mềm đặt phòng “hoteling software”. Nền tảng này cho phép nhân viên đặt chỗ và để công ty biết khi nào nên tạm dừng đặt chỗ.
Việc cung cấp tất cả các loại không gian này có thể là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Một văn phòng thông thường thường không có đủ không gian để vừa có các khu làm việc tập trung, vừa có các phòng hội nghị để gặp gỡ hội họp, hoặc các sảnh để tổ chức sự kiện, gặp mặt toàn công ty. Thông thường, các công ty chọn cách sử dụng một khu vực trung tâm cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như tiếp đón, nghỉ ngơi, họp mặt và ăn uống. Tuy nhiên, việc cố gắng nhồi nhét quá nhiều chức năng vào một không gian hạn chế để giảm chi phí là không cần thiết.
Không gian làm việc chung như Dreamplex cung cấp các không gian giao lưu, họp mặt và khu vực tập trung với chi phí thấp hơn nhiều so với việc tự thiết kế và bố trí văn phòng. Các dự án của Dreamplex như Ngô Quang Huy và Lê Hiến Mai có hàng trăm mét vuông không gian làm việc, bao gồm cả khu vườn và khu vực giải trí ngoài trời. Điều này có nghĩa là ngay cả các công ty nhỏ cũng có thể có được một văn phòng cho thuê mà trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn.
Đối với các công ty lớn hơn, việc xây dựng và vận hành các văn phòng lớn cung cấp tất cả các không gian mà một văn phòng linh hoạt cần, không phải là một vấn đề. Tuy nhiên, nó yêu cầu nhân viên phải đến một văn phòng cho dù nhiệm vụ của họ là gì. Một cách tiếp cận tốt hơn là xây dựng một mạng lưới các không gian.
Một ví dụ điển hình tại Fujitsu, Fujitsu muốn hỗ trợ đội ngũ của họ ở Nhật Bản đi vào trạng thái ổn định, đạt năng suất cao nhất. Do đó, chiến lược kết hợp của họ không tập trung vào một văn phòng duy nhất để bổ sung cho công việc từ xa. Thay vào đó, Fujitsu đã tạo ra một hệ sinh thái không gian để cùng nhau tạo thành “văn phòng không biên giới”. Bao gồm các trung tâm giúp tối đa hóa sự hợp tác, các vệ tinh tạo điều kiện phối hợp và các văn phòng chia sẻ cho phép tập trung.
Các công ty nhỏ hơn không đủ khả năng để xây dựng một mạng lưới như vậy. Nhưng một lần nữa, các nhà cung cấp như Dreamplex có thể giải quyết vấn đề này cho họ, Dreamplex cung cấp cho các công ty một mạng lưới không gian. Điều này bao gồm việc tiếp cận nhiều chi nhánh văn phòng khác nhau thuộc cùng hệ thống Dreamplex, để sử dụng đa dạng các không gian làm việc tùy theo nhu cầu của công ty.
Khi địa điểm (và thời gian) để làm việc thay đổi, ban quản lý cũng cần thay đổi. Cả người quản lý và cấp dưới của họ cần thay đổi để đạt hiệu quả tốt nhất trong mô hình Hybrid work. Lấy ví dụ PwC, một trong những nhà tuyển dụng lớn nhất ở Vương quốc Anh và là công ty dẫn đầu toàn cầu về các dịch vụ chuyên nghiệp.
Vào tháng 3, họ đã giới thiệu “The Deal” như một cam kết làm việc linh hoạt cho 22.000 nhân viên để đáp ứng với việc thay đổi mô hình làm việc. Bao gồm tự do về thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, cơ hội làm việc tại nhà, giảm bớt ‘những ngày hè’. Kevin Ellis, Chủ tịch và Đối tác cấp cao tại PwC, cho biết: “Chúng tôi từ lâu đã thúc đẩy làm việc linh hoạt. Chúng tôi hy vọng các thông báo ngày hôm nay làm cho nó trở thành chuẩn mực hơn là ngoại lệ. Chúng tôi muốn mọi người của chúng tôi cảm thấy được tin tưởng và trao quyền.”
Một trong những nhược điểm chính của các tổ chức Hybrid work là chúng trở nên bất bình đẳng. Những người làm việc từ xa có khả năng nhận được ít kinh nghiệm và cơ hội hơn những người làm việc trực tiếp ở văn phòng.
Rich Barton, Giám đốc điều hành của Zillow, bày tỏ lo ngại về vấn đề này vào năm ngoái, nhấn mạnh tính cần thiết trong đối xử bình đẳng đối với tất cả thành viên trong nhóm bất kể vị trí địa lý của họ.
Nghiên cứu chỉ ra rằng những người làm việc từ xa có thể nhận được ít cơ hội thăng tiến hơn, làm việc kém hiệu quả hơn và nhận được ít thông tin quan trọng cần thiết cho sự phát triển nghề nghiệp. Họ cũng có thể cảm thấy ít gắn kết với công ty, dẫn đến việc từ chức, đặc biệt là ở những người có vai trò yêu cầu sự cộng tác. Để giải quyết những vấn đề này, các tổ chức có thể sử dụng công nghệ và cần thiết lập các quy trình và chính sách một cách hiệu quả.
Để tạo ra môi trường làm việc công bằng hơn, cần tích hợp công nghệ và không gian vật lý. Cụ thể, cần cung cấp cho mỗi người tham gia các cuộc họp kết hợp một màn hình và thiết bị âm thanh chất lượng tốt. Ngoài ra, nên sử dụng các phần mềm cộng tác như Miro, Google Workspace và Microsoft 365 cho các tài liệu và bảng trắng được chia sẻ.
Cuối cùng, nên tạo các kênh “xã hội” mở trên các công cụ như Slack hoặc Workplace để mọi người có thể trò chuyện không chính thức. Những điều này sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên làm việc tại văn phòng.
Phòng nhân sự (HR) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường Hybrid work thành công. Phòng nhân sự cần thiết kế, truyền đạt, đào tạo và kiểm tra các chính sách và quy trình làm việc thường xuyên. Để đảm bảo công bằng cho nhân viên không làm việc tại văn phòng, thông tin cần được cung cấp trực tuyến và các cuộc trò chuyện cần được ghi lại. Cách tiếp cận “cẩm nang đi trước” đối với những thay đổi quan trọng là tốt nhất, vì nó cung cấp một nơi trung tâm để lưu trữ thông tin của công ty.
Sự đồng cảm cũng quan trọng để tạo ra công bằng. Các nhà lãnh đạo nên làm gương để chứng minh năng suất tốt không nhất thiết phải làm tại văn phòng.
Chúng tôi biết khi triển khai Hybrid work, sẽ rất khó để biết bắt đầu từ đâu. Tuy nhiên, điều cần lưu ý là Hybrid work nhiều khả năng sẽ trở thành một điều bắt buộc trong tương lai (gần) và các công ty áp dụng mô hình này sẽ hấp dẫn nhân viên hơn.
Vì các công ty không có gì khác ngoài một nhóm người, nên khả năng thu hút, gắn kết và giữ chân những nhân tài giỏi nhất sẽ vẫn rất quan trọng. Chỉ có 9,4% Gen Z ở Việt Nam nói rằng công việc chỉ nên diễn ra ở văn phòng, thì không bao giờ có thời điểm tốt hơn để bắt đầu với công việc lai!
Để bắt đầu, hãy thực hiện ba bước sau:
Giờ đây, Hybrid work đã trở thành cách làm việc tiêu chuẩn trên toàn cầu, tôi tin rằng Việt Nam không thể tụt hậu quá xa. Bằng cách triển khai Hybrid work cũng có thể thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu đồng thời tăng tính linh hoạt và năng suất cho nhóm của mình. Một mối quan hệ cùng lợi đối với môi trường làm việc tương lai.
Dreamplex tạo ra “A Better Day at Work – Một Ngày Làm Việc Tốt Hơn” đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các công ty đang phát triển nhanh, những người hiểu rằng nhân viên trẻ của họ mong đợi nhiều hơn từ nơi làm việc.
Không gian làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, dịch vụ chăm sóc đẳng cấp khách sạn và cộng đồng hợp tác cùng phát triển giúp doanh nghiệp làm việc năng suất đồng thời tối ưu chi phí..
Gia nhập cộng đồng cùng các chuyên gia công nghệ và nhà khởi nghiệp từ TIKI, Zuhlke Vietnam, GFT Group, Vietcetera tại hệ thống văn phòng linh hoạt Dreamplex tại TP.HCM và Hà Nội.
Nhận báo giá và ưu đãi tháng 10 tại:
WE CREATE BETTER DAYS AT WORK.
