Cần lưu ý những gì khi chọn thuê văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp

Sau khi cân nhắc lựa chọn giữa 3 loại hình văn phòng cho thuê phổ biến, đã đến lúc doanh nghiệp bắt đầu giai đoạn tìm kiếm và liên hệ với các bên cho thuê.

Dù bạn đang cân nhắc một văn phòng truyền thống, một không gian làm việc chung hay những giải pháp văn phòng linh hoạt, mỗi con đường đều đòi hỏi một cách tiếp cận riêng biệt.

Với tư cách là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bạn hiểu rằng văn phòng không chỉ là một không gian làm việc bình thường. Đó còn là một tài sản chiến lược có thể thúc đẩy năng suất, thu hút nhân tài và thể hiện văn hóa của doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao giai đoạn tiếp theo của cuộc tìm kiếm lại quan trọng đến vậy.

Bài viết này sẽ hướng dẫn nhà quản lý các bước thực tế để tìm kiếm một văn phòng phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Nhà quản lý sẽ tìm hiểu cách định hướng hiệu quả quá trình tìm kiếm bất động sản, làm việc với các nhà môi giới và đánh giá không gian theo các mô hình khác nhau.

Dreamplex sẽ chia sẻ những yếu tố cần lưu ý khi tham quan văn phòng, cách đánh giá một không gian làm việc chung có thực sự phù hợp và những lợi ích mà các giải pháp văn phòng linh hoạt mang lại.

Cho dù bạn đang tìm kiếm một văn phòng truyền thống với không gian làm việc riêng tư và ổn định, hay một không gian làm việc chung năng động và linh hoạt, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ những ưu nhược điểm của từng loại hình và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

Là một phần của cẩm nang toàn diện “Cách tìm và quản lý văn phòng riêng“, hướng dẫn này sẽ cung cấp cho các nhà quản lý một lộ trình rõ ràng để tìm kiếm và lựa chọn không gian làm việc phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Tìm kiếm Văn phòng Truyền Thống

Tìm kiếm một văn phòng truyền thống không phải là điều đơn giản, đòi hỏi bạn phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu rõ những yếu tố quan trọng. Để bắt đầu, hãy thực hiện những bước sau:

• Tìm kiếm không gian phù hợp:

Bạn có thể bắt đầu bằng cách tìm kiếm trực tuyến. Google là công cụ hữu ích để tìm kiếm các văn phòng đang có sẵn. Lọc theo các tiêu chí phù hợp với nhu cầu của bạn như diện tích, khu vực, giá cả,… Nếu bạn hợp tác với môi giới bất động sản, họ cũng có thể giúp bạn tìm kiếm các văn phòng phù hợp.

• Liên hệ với chủ văn phòng

Khi bạn tìm thấy một văn phòng phù hợp, hãy liên hệ với thông tin liên lạc được cung cấp. Trong một số trường hợp, bạn có thể điền vào một biểu mẫu ngắn thay vì liên hệ trực tiếp.

• Thảo luận về nhu cầu của bạn

Sau khi bạn liên hệ, một đại diện từ bên cho thuê hoặc người đăng tin sẽ liên lạc với bạn. Đôi khi, người liên hệ có thể là một môi giới bất động sản. Người này sẽ hỏi bạn thêm các câu hỏi để tìm hiểu nhu cầu và lên lịch tham quan văn phòng. Nếu là môi giới, họ có thể đề xuất thêm các tòa nhà hoặc văn phòng khác phù hợp.

Lưu ý khi làm việc với môi giới bất động sản:  Trong lĩnh vực bất động sản thương mại, môi giới đại diện cho người thuê nhận hoa hồng từ chủ cho thuê. Do đó, họ có động lực tìm cho bạn một văn phòng phù hợp với ngân sách và thời hạn thuê dài nhất có thể.

Để đảm bảo bạn đang hợp tác với một môi giới bất động sản uy tín, hãy lưu ý những điều sau:

• • Chuyên môn: Kiểm tra xem môi giới có chuyên môn trong lĩnh vực của bạn không. Ví dụ, người môi giới có kinh nghiệm làm việc với các công ty Tài chính hoặc Công nghệ Tài chính sẽ hiểu rõ về nhu cầu an ninh của các công ty này, trong khi những môi giới quen thuộc với lĩnh vực Công nghệ Y tế có thể biết các tòa nhà có cơ sở R&D tốt.
  • Yêu cầu “xem trước”: Yêu cầu “xem trước” một vài đề xuất văn phòng của họ để đánh giá mức độ chuyên môn và phù hợp của người môi giới so với mong muốn của bạn. 

• Kinh nghiệm: Hỏi về trình độ kinh nghiệm của họ, liệu họ là môi giới mới vào nghề hay đã có thâm niên và quy mô công ty môi giới của họ. Môi giới lâu năm thường có nhiều chuyên môn hơn trong việc tìm kiếm các văn phòng phù hợp nhất và đàm phán hợp đồng.
• Đánh giá từ khách hàng cũ: Tham khảo đánh giá từ các khách hàng cũ để xác minh uy tín của người môi giới. Liên hệ với những người này để có được phản hồi chi tiết về trải nghiệm làm việc với môi giới này.

Người môi giới có thể yêu cầu bạn ký một thỏa thuận độc quyền. 

Việc ký thỏa thuận này có thể khuyến khích môi giới dành tối đa thời gian và nguồn lực để tìm kiếm văn phòng cho bạn.

Trong các cuộc thảo luận với một hoặc nhiều môi giới, hãy yêu cầu 5-10 lựa chọn văn phòng và sắp xếp lịch hẹn để trực tiếp đến xem 3 hoặc 4 địa điểm hứa hẹn nhất.

Khi đánh giá văn phòng, hãy chú ý đến những dấu hiệu đáng ngại để xác định xem các văn phòng này có đáp ứng được nhu cầu của bạn không. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần cân nhắc:

• HVAC hệ thống: Kiểm tra tuổi thọ của hệ thống và thời hạn bảo hành. Thông thường, tuổi thọ của hệ thống HVAC là 10-15 năm. Tìm hiểu xem đối tác chịu trách nhiệm sửa chữa nếu hệ thống bị trục trặc. Đảm bảo hệ thống sử dụng năng lượng hiệu quả và đáp ứng nhu cầu sưởi ấm và làm mát của bạn.
• Thang máy: Nếu toà nhà văn phòng có thang máy, hãy kiểm tra hồ sơ bảo trì, tần suất kiểm tra và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn hiện hành.
• Cách âm:  Điều này đặc biệt quan trọng đối với các khu vực phòng họp. Đánh giá chất lượng cách âm của tường, sàn và trần nhà để đảm bảo sự riêng tư và giảm thiểu tiếng ồn trong các cuộc họp.
• Hệ thống ống nước: Đảm bảo rằng vòi nước và nhà vệ sinh hoạt động bình thường và kiểm tra nếu có dấu hiệu rò rỉ nước. Xem tuổi thọ và tình trạng của hệ thống ống nước để tránh các vấn đề phát sinh trong tương lai.
• Kỹ thuật: Liệu văn phòng có đáp ứng được nhu cầu về kỹ thuật và công nghệ thông tin của bạn không? Chẳng hạn như khả năng lắp đặt Internet cáp quang, các nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) cho toà nhà. Đánh giá cơ sở hạ tầng của tòa nhà để hỗ trợ Internet tốc độ cao và hệ thống CNTT mạnh mẽ.
• An ninh & Kiểm soát ra vào: Tìm hiểu xem tòa nhà đã và đang triển khai các biện pháp an ninh nào, chẳng hạn như thẻ từ, hệ thống FOB, nhân viên bảo vệ 24/7, camera giám sát và cổng an ninh để đảm bảo an toàn cho nhân viên và tài sản của bạn.

Quản lý tại chỗ: Việc luôn có sẵn đội ngũ hỗ trợ tại chỗ sẽ hữu ích cho bạn khi xảy ra những vấn đề khẩn cấp. Hãy hỏi xem có đội ngũ quản lý túc trực toàn thời gian tại toà nhà hay không, hoặc văn phòng của chủ sở hữu hoặc người quản lý có nằm trong tòa nhà không. Đánh giá mức độ phản hồi và uy tín của đội ngũ quản lý khi giải quyết các vấn đề về bảo trì và tình huống khẩn cấp.

Tìm kiếm Coworking space

Bên cạnh văn phòng truyền thống, hầu hết các thành phố lớn, từ Thành phố Hồ Chí Minh đến Hà Nội, đều có các nhà cung cấp coworking space.

Coworking space đáp ứng được các nhu cầu đa dạng từ văn phòng đại diện, phòng  thương mại tại địa phương, doanh nghiệp nhỏ dưới 10 người hay công ty quy mô lớn lên đến 100 nhân viên. Bạn chỉ cần chọn địa điểm, tham quan, lựa chọn văn phòng có diện tích phù hợp và ký hợp đồng theo tháng.

Nếu bạn mong muốn tìm kiếm một trải nghiệm riêng tư hơn hoặc có những yêu cầu đặc biệt về không gian văn phòng, đội ngũ tư vấn giải pháp văn phòng chuyên nghiệp tại các coworking space sẽ trực tiếp hỗ trợ bạn. 

Những điều cần lưu ý:

• • Mật độ và lựa chọn không gian: Mô hình coworking được thiết kế để tận dụng tối đa không gian sẵn có, vì vậy, diện tích mỗi văn phòng riêng của bạn cũng sẽ được thiết kế ở mức tối ưu nhất. Mặt khác, mô hình này sẽ giúp tạo nên những không gian cộng đồng năng động và hợp tác.

• Khu vực chung và tiện ích: Bạn sẽ chia sẻ các khu vực chung và tiện ích như phòng họp, hành lang, phòng chờ, pantry và phòng vệ sinh với các thành viên khác. Điều này tạo điều kiện cho bạn mở rộng networking, nhưng đồng thời cũng yêu cầu ý thức giữ gìn không gian chung từ mọi người.

• Vấn đề an ninh trong không gian chung: Giữ gìn an ninh trật tự là trách nhiệm chung của mọi người khi bạn sử dụng các không gian chung. Hầu hết các coworking space đều có các biện pháp an ninh mạnh mẽ, nhưng cẩn thận vẫn sẽ tốt hơn để bảo mật dữ liệu và tư trang cá nhân của bạn. 
• Vấn đề an ninh trong không gian chung: Giữ gìn an ninh trật tự là trách nhiệm chung của mọi người khi bạn sử dụng các không gian chung. Hầu hết các coworking space đều có các biện pháp an ninh mạnh mẽ, nhưng cẩn thận vẫn sẽ tốt hơn để bảo mật dữ liệu và tư trang cá nhân của bạn. 

Đánh giá đơn vị vận hành Coworking space

Nếu bạn đang tìm kiếm một coworking space, bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn, từ các coworking quốc tế đắt đỏ, đến các thương hiệu coworking tại địa phương.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp coworking lâu dài, hãy chú ý đến tỷ lệ lấp đầy và tuổi thọ của thương hiệu coworking đó – chỉ có 40% coworking kinh doanh có lãi. Như chúng ta đã thấy với các thương hiệu lớn như WeWork, họ có thể đóng cửa đột ngột khi lợi nhuận giảm. Một số công ty khác thì hoạt động tương đối bấp bênh: lợi nhuận của mô hình coworking có thể cực kỳ eo hẹp, trong một số trường hợp chỉ khoảng 10%.

Do đó, điều quan trọng là phải tiến hành thẩm định kỹ lưỡng với cơ sở mà bạn chọn, nếu không bạn có thể bất ngờ phải tìm kiếm văn phòng khác.

Nếu bạn đang tìm kiếm không gian văn phòng riêng tại một địa điểm Dreamplex, hãy xem các tùy chọn của bạn tại đây.

Tìm kiếm văn phòng linh hoạt

Nếu mô hình truyền thống hoặc coworking đều không hấp dẫn với bạn, hãy cân nhắc các giải pháp văn phòng linh hoạt. Đây là mô hình mới nhất trong thị trường văn phòng cho thuê, kết hợp tính linh hoạt của coworking với sự riêng tư và khả năng tùy chỉnh của văn phòng truyền thống.

Vì là một mô hình chưa quá phổ biến, có khả năng bạn sẽ gặp khó khăn khi tìm kiếm văn phòng linh hoạt ở các địa điểm bạn mong muốn. Tuy nhiên trong thời gian tới, mô hình này sẽ dần trở nên phổ biến hơn, và hiện tại cũng đã có nhiều nhà cung cấp văn phòng linh hoạt ở các quận trung tâm, có thể sẽ là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. 

Mô hình văn phòng linh hoạt tại Dreamplex Private

Dreamplex hỗ trợ khách hàng đơn giản hóa quá trình thuê bằng cách thương lượng trước các điều khoản với chủ sở hữu tòa nhà. Bạn ký hợp đồng thuê trực tiếp với Dreamplex – không phải với chủ nhà – nhờ đó mà quy trình thuê sẽ dễ dàng hơn, với Dreamplex là đối tác quản lý trực tiếp. Đội ngũ pháp lý của bạn không cần tham gia thương lượng và bạn có thể bắt đầu sử dụng văn phòng chỉ trong vòng vài ngày

Dreamplex Private cung cấp các văn phòng linh hoạt với dịch vụ trọn gói. Sau khi bạn ký hợp đồng, bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc mua sắm đồ nội thất, thuê dịch vụ vệ sinh, đặt mua F&B hàng ngày, hoặc lắp đặt Internet – Dreamplex sẽ chăm lo tất cả những dịch vụ đó trong suốt thời gian thuê của bạn.

Với Dreamplex, quy trình thuê ban đầu sẽ khá giống với thuê văn phòng truyền thống. Bạn sẽ tìm kiếm các văn phòng có địa chỉ trong khu vực bạn mong muốn và phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu bạn không tìm thấy văn phòng nào hoàn toàn phù hợp, chúng tôi khuyến khích bạn vẫn gửi yêu cầu tìm kiếm văn phòng đến Dreamplex. Dreamplex liên tục mở rộng quy mô hoạt động và bổ sung thêm các địa điểm văn phòng mới, vì vậy các văn phòng đáp ứng nhu cầu của bạn có thể sẽ sớm xuất hiện.

Sau khi nhận được yêu cầu, đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ đưa ra các lựa chọn văn phòng tốt nhất, sau khi hiểu rõ về các nhu cầu cụ thể của bạn, chẳng hạn như:

• Số nhân viên sử dụng văn phòng
• Ngày dự kiến chuyển đến
• Số ngày sử dụng văn phòng trong tuần
• Tốc độ internet cần thiết
• Các yêu cầu về an ninh tòa nhà

Chọn thuê văn phòng

Khi bạn tìm kiếm không gian văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp mình, hãy nhớ rằng mỗi bước trong hành trình này đều đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định chính xác.

Dù bạn đang khám phá văn phòng truyền thống, không gian làm việc chung hay các giải pháp linh hoạt, chúng tôi hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn đưa ra một lựa chọn sáng suốt phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của công ty bạn.

Để hiểu rõ hơn về quá trình tìm kiếm văn phòng, bao gồm các chiến lược chi tiết và lời khuyên chuyên gia, hãy tải xuống guidebook đầy đủ của chúng tôi, “Hướng dẫn tìm kiếm và quản lý văn phòng riêng tại Việt Nam”.

Đừng bỏ lỡ bài viết tiếp theo trong chuỗi bài này, “Đàm phán và thỏa thuận”, nơi chúng tôi sẽ thảo luận về những điều phức tạp của việc đảm bảo không gian đã chọn của bạn và hoàn thiện các điều khoản để đặt nền tảng cho ngôi nhà mới của doanh nghiệp bạn.

Về Dreamplex

Dreamplex tạo ra “A Better Day at Work – Một Ngày Làm Việc Tốt Hơn” đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các công ty đang phát triển nhanh, những người hiểu rằng nhân viên trẻ của họ mong đợi nhiều hơn từ nơi làm việc.

Không gian làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, dịch vụ chăm sóc đẳng cấp khách sạn và cộng đồng hợp tác cùng phát triển giúp doanh nghiệp làm việc năng suất đồng thời tối ưu chi phí..

Gia nhập cộng đồng cùng các chuyên gia công nghệ và nhà khởi nghiệp từ TIKI, Zuhlke Vietnam, GFT Group, Vietcetera tại hệ thống văn phòng linh hoạt Dreamplex tại TP.HCM và Hà Nội.