3 loại hình văn phòng cho thuê doanh nghiệp cần biết

Chúng tôi hiểu rằng việc tìm kiếm một không gian làm việc mới cho doanh nghiệp là điều không hề dễ dàng, đặc biệt trong thị trường hiện nay.

Khi doanh nghiệp phát triển và có nhiều lựa chọn hơn về cách thức và địa điểm làm việc, quá trình quyết định về văn phòng sẽ trở nên càng phức tạp. Các lựa chọn là vô cùng đa dạng và phong phú, từ hợp đồng thuê truyền thống đến không gian làm việc linh hoạt, mỗi lựa chọn đều có ưu điểm và điều cần cân nhắc kĩ lưỡng.

Để lựa chọn được giải pháp văn phòng phù hợp, doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu, ưu tiên và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Vị trí, diện tích, tiện nghi và ngân sách là những yếu tố quan trọng trong việc xác định giải pháp văn phòng lý tưởng.

Ngoài ra, mô hình làm việc kết hợp và nhu cầu của thế hệ Millennial và Gen Z đã tạo thêm những khía cạnh mới cho quá trình quyết định này, buộc các doanh nghiệp phải đánh giá lại nhu cầu về không gian và ưu tiên tính linh hoạt hơn bao giờ hết.

Để giúp các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định quan trọng này, các chuyên gia của Dreamplex đã phân tích kỹ lưỡng những yếu tố cần xem xét khi chọn không gian văn phòng, cùng với những so sánh chi tiết giữa văn phòng truyền thống, coworking space và mô hình văn phòng linh hoạt.

Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định chọn văn phòng

Có rất nhiều lựa chọn thuê văn phòng riêng trên thị trường ngày nay: văn phòng có sẵn nội thất, các tầng trống riêng trong một tòa nhà, văn phòng thuê ngắn hạn trong vài tháng đến dài hạn trong vài năm,… các lựa chọn gần như không có giới hạn.

Dù chọn phương án nào, bạn cũng cần đưa ra các quyết định sau trước khi bắt đầu tìm kiếm:

Yếu tố mà doanh nghiệp ưu tiên: 

Tòa nhà, không gian và các tiện ích bạn chọn cần phù hợp với các ưu tiên của doanh nghiệp:

• • Tính độc đáo và văn hóa
  • Vị trí và hệ thống giao thông lân cận
  • Tính chất không gian phù hợp cho làm việc yên tĩnh hay làm việc cộng tác
  • Mức độ riêng tư và an ninh trật tự của văn phòng
  • Tính cao cấp của tòa nhà
  • Vị trí trung tâm hay diện tích lớn

• Yêu cầu về kích thước và bố trí văn phòng: Xác định diện tích không gian doanh nghiệp cần thuê và cách bố trí để hỗ trợ hoạt động và quy trình làm việc của nhân viên.
• Yêu cầu kỹ thuật: Các yêu cầu về cơ sở hạ tầng và công nghệ bao gồm Internet, phòng máy chủ và nhu cầu về các dịch vụ IT khác.
• Ngân sách hàng tháng: Số tiền doanh nghiệp có thể chi trả cho các chi phí văn phòng sẽ quyết định diện tích và quy mô văn phòng có thể thuê được. Ngân sách hàng tháng bao gồm tất cả các chi phí như tiền thuê, phí quản lý, tiện ích, trang thiết bị, văn phòng phẩm, F&B và hơn thế nữa. (Với dịch vụ văn phòng linh hoạt tại Dreamplex, tất cả các chi phí này đều được bao gồm trong một mức giá cố định hàng tháng.)
• Ngân sách đầu tư cơ sở vật chất (CapEx): Ngân sách chi tiêu vốn hay ngân sách đầu tư cơ sở vật chất là số tiền doanh nghiệp sẽ sử dụng cho các khoản chi tiêu như thuê không gian văn phòng truyền thống. Ngân sách này sẽ được sử dụng để thiết kế và xây dựng văn phòng, bao gồm cả việc tháo dỡ các lắp đặt cũ của người thuê trước đó.
• Sự linh hoạt: Mức độ linh hoạt quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp? Số lượng và quy mô nhân viên của bạn có giữ nguyên trong 3-5 năm tới? Nếu vậy, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng thuê lâu dài và đầu tư vào thiết kế và nội thất của riêng mình. Nếu bạn kinh doanh trong một thị trường năng động hơn, quy mô đội ngũ của bạn có thể tăng hoặc giảm theo thời gian, thì một văn phòng linh hoạt mà bạn có thể thuê với thời hạn ngắn tối ưu hơn nhiều.

Các yếu tố môi trường và bền vững: Cân nhắc tính bền vững và các chứng nhận xanh của tòa nhà, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn có yêu cầu về các yếu tố môi trường và bền vững.

So sánh chi tiết: Văn phòng truyền thống so với Văn phòng linh hoạt và Coworking.

Văn phòng truyền thống

Văn phòng “truyền thống” là mô hình thuê văn phòng phổ biến nhất (và thường phức tạp nhất). Thuê kiểu truyền thống có nghĩa là bạn thuê một diện tích trong tòa nhà thương mại từ chủ sở hữu hoặc công ty quản lý.

Bạn sẽ ký một hợp đồng thuê dài hạn không linh hoạt, tự đầu tư thiết kế và trang bị nội thất, đồng thời chịu trách nhiệm bảo trì và quản lý văn phòng của mình.

Văn phòng truyền thống thường thuộc một trong các loại sau:

Cũng như mọi dịch vụ khác, văn phòng truyền thống có ưu và nhược điểm. Những văn phòng truyền thống thường phù hợp hơn cho các công ty lớn với số lượng nhân viên cố định trong vài năm tới. 

Dưới đây là những ưu nhược điểm của văn phòng truyền thống, theo như Dreamplex được các khách hàng chia sẻ:

Coworking space

Thay vì thuê văn phòng truyền thống, một lựa chọn khác là thuê không gian trong một mô hình “văn phòng linh hoạt” hoặc “coworking space“.

Các nhà cung cấp coworking như Dreamplex cung cấp nhiều lựa chọn về diện tích, từ văn phòng 4 người cho đến tầng văn phòng riêng biệt.

Ngoài ra, Dreamplex không chỉ đơn thuần cung cấp không gian làm việc. Kể từ năm 2015, Dreamplex đã mang đến các giải pháp văn phòng và coworking space với chất lượng chăm sóc khách hàng tiêu chuẩn khách sạn 5 sao cao cấp và các hoạt động gắn kết nhân viên phong phú.

Hiện tại, chúng tôi có 6 chi nhánh tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, nơi chúng tôi đang quản lý văn phòng cho một số công ty hàng đầu Việt Nam.

Tất nhiên, điều này không có nghĩa là coworking space không có nhược điểm. Dưới đây là một số ưu nhược điểm cần cân nhắc khi lựa chọn mô hình văn phòng linh hoạt hoặc coworking space:

Văn phòng linh hoạt

Do tác động rộng rãi của mô hình làm việc linh hoạt (hybrid work), các mô hình văn phòng mới bắt đầu xuất hiện khi thị trường bất động sản thương mại thích ứng với sự thay đổi nhu cầu. Nhiều công ty cung cấp “Văn phòng Linh hoạt” đã được thành lập trong vài năm qua.

Mô hình Văn phòng Linh hoạt mang đến giải pháp tối ưu cho không gian văn phòng thương mại: Bạn có thể thuê văn phòng riêng và trang bị theo ý thích mà không cần cam kết thuê dài hạn.

Vì lý do này, Dreamplex cung cấp các giải pháp như Dreamplex Private, mang đến sự linh hoạt với nội thất và tiện nghi có sẵn giống như mô hình coworking, nhưng vẫn đảm bảo tính riêng tư, an ninh và cá nhân hoá như ở văn phòng truyền thống.

Tại Dreamplex Private, các công ty sẽ có một tầng văn phòng hoàn toàn riêng biệt, với dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp tại sảnh tòa nhà. Một số chi nhánh của Dreamplex, chẳng hạn như Dreamplex Lê Hiến Mai, cũng có thể cung cấp các dịch vụ tầng văn phòng riêng.

Chúng tôi hy vọng những thông tin trên đã giúp các nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa văn phòng truyền thống, coworking space và văn phòng linh hoạt. Sau khi quyết định được lựa chọn phù hợp nhất, hãy xem xét các lời khuyên từ các chuyên gia của Dreamplex về những điều cần cân nhắc khi tìm kiếm văn phòng và cách đàm phán hợp đồng thuê văn phòng.

Để tìm hiểu sâu hơn về các chủ đề này và nhận được những thông tin chuyên sâu về việc tìm kiếm và quản lý văn phòng riêng lý tưởng, bạn có thể tải xuống cẩm nang mới của chúng tôi, “Hướng dẫn tìm kiếm và quản lý văn phòng riêng tại Việt Nam”.

Tài liệu này cung cấp hướng dẫn giá trị để đảm bảo bạn đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp với mục tiêu kinh doanh của mình và hỗ trợ năng suất cũng như sức khỏe của đội ngũ của bạn.

Để xem văn phòng riêng cho thuê của Dreamplex, hãy nhấp vào đây.

Về Dreamplex

Dreamplex tạo ra “A Better Day at Work – Một Ngày Làm Việc Tốt Hơn” đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các công ty đang phát triển nhanh, những người hiểu rằng nhân viên trẻ của họ mong đợi nhiều hơn từ nơi làm việc.

Không gian làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, dịch vụ chăm sóc đẳng cấp khách sạn và cộng đồng hợp tác cùng phát triển giúp doanh nghiệp làm việc năng suất đồng thời tối ưu chi phí..

Gia nhập cộng đồng cùng các chuyên gia công nghệ và nhà khởi nghiệp từ TIKI, Zuhlke Vietnam, GFT Group, Vietcetera tại hệ thống văn phòng linh hoạt Dreamplex tại TP.HCM và Hà Nội.