Tối Ưu Hóa Chi Phí Họp Hành: Tại Sao Nên Thuê Phòng Họp Theo Giờ Thay Vì Duy Trì Phòng Họp Cố Định?

Tóm Tắt Nhanh: Bài Toán Tài Chính Của Việc Thuê Phòng Họp Theo Giờ

Đối với các doanh nghiệp hiện đại tại TP.HCM và Hà Nội, việc duy trì các phòng họp cố định đang trở thành một gánh nặng tài chính. Dữ liệu cho thấy:

• Các phòng họp riêng bị bỏ trống tới 70% thời gian, lãng phí diện tích và tiền thuê đắt đỏ
• Giải pháp: Chuyển sang mô hình thuê theo nhu cầu –  thuê phòng họp theo giờ – giúp bạn chỉ trả tiền cho thời gian thực sự sử dụng.
• Lợi ích: Giảm 20-30% chi phí thuê văn phòng cố định, tiếp cận không gian Hạng A sang trọng để gặp khách hàng, và hỗ trợ linh hoạt cho mô hình làm việc hybrid.

1. Vấn Đề “Các Khoảng Trống” Không Dùng Đến: Dữ Liệu Về Sự Lãng Phí Của Không Gian

Trong mô hình văn phòng truyền thống, “phòng họp hoành tráng” từng là biểu tượng của vị thế. Ngày nay, điều đó lại thường trở thành “sát thủ” tiêu diêt ngân sách vận hành của bạn một cách thầm lặng.

Chi Phí Ẩn Của Sự Lãng Phí

Khi ký hợp đồng thuê văn phòng truyền thống, bạn phải trả tiền cho từng mét vuông, 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần. Tuy nhiên, các nghiên cứu từ các tập đoàn bất động sản toàn cầu như JLL và CBRE chỉ ra một sự kém hiệu quả đáng kinh ngạc:

• Tỷ lệ sử dụng trung bình: Các phòng họp cố định chỉ được sử dụng khoảng 30-40% thời gian làm việc trong tuần.
• Tiền thuê lãng phí: Tại các văn phòng Quận 1 với giá thuê có thể vượt quá $40-50/m2, một phòng họp tiêu chuẩn 20m2 tiêu tốn của bạn $800 – $1.000 mỗi tháng chỉ để “ở đó” – bất kể bạn có sử dụng hay không.
• Chi phí cơ hội: Không gian đó lẽ ra có thể dùng cho các hoạt động tạo ra doanh thu, như thêm chỗ ngồi cho đội ngũ kinh doanh (Sales) hoặc khu vực thư giãn, ăn uống (pantry) để tăng trải nghiệm nhân viên.

Tác Động Của Mô Hình Hybrid

Sự trỗi dậy của mô hình làm việc hybrid càng làm trầm trọng thêm vấn đề này. Khi nhân viên luân phiên đến văn phòng, nhu cầu cho các phòng họp lớn, cố định giảm mạnh. Hầu hết các cuộc họp nội bộ hiện diễn ra qua Zoom hoặc tại các góc thảo luận nhỏ (huddle pods). Các phòng họp lớn đang dần bám bụi, nhưng bạn vẫn phải trả tiền thuê cho chúng.

*Nếu phòng họp của bạn trống >4 tiếng một ngày, bạn đang trả quá nhiều tiền cho bất động sản.

2. Kinh Tế Chia Sẻ: Logic Tài Chính Của Thuê Phòng Họp Theo Giờ tại TP.HCM & Hà Nội

Các Giám đốc Vận hành và CFO, CEO có tầm nhìn đang chuyển dịch từ mô hình nặng về CAPEX (xây dựng và trang bị phòng họp) sang mô hình tối ưu OPEX (thuê theo nhu cầu).

So Sánh Chi Phí: Cố Định vs. Theo Giờ

Hãy cùng phân tích bài toán chi phí cho một phòng họp tiêu chuẩn 10 người tại TP.HCM hoặc Hà Nội:

Nếu bạn chỉ tổ chức các cuộc họp khách hàng quan trọng 4 lần một tháng (mỗi lần 2 tiếng), việc thuê một phòng họp cao cấp tại Dreamplex có thể tốn chưa đến $200/tháng. Con số này tiết kiệm tới 90% so với việc tự duy trì không gian riêng.

Zero CAPEX, Tối Đa Sự Linh Hoạt

Bằng cách chọn thuê phòng họp theo giờ, bạn loại bỏ hoàn toàn chi phí khấu hao nội thất và thiết bị AV. Bạn cũng có được sự linh hoạt để mở rộng quy mô. Cần một phòng 4 người để phỏng vấn hôm nay và một hội trường 50 người cho buổi Townhall ngày mai? Mô hình thuê theo giờ đáp ứng ngay lập tức mà không cần vốn đầu tư.

3. Trải Nghiệm Khách Hàng: Tiếp Đón Đối Tác Tại Văn Phòng Hạng A Hay Quán Cafe?

Đối với các đội ngũ làm việc từ xa, các công ty nhiều phòng ban nhỏ lẻ hoặc SME, giải pháp thay thế cho văn phòng cố định thường thấy là quán cafe. Mặc dù tiện lợi, quán cafe có thể làm giảm uy tín chuyên nghiệp của bạn.

Rủi Ro Khi Họp Tại Quán Cafe

Gặp gỡ một khách hàng giá trị cao tại một quán cafe ồn ào gửi đi những tín hiệu tiêu cực:

• Thiếu riêng tư: Đối thủ cạnh tranh hoặc người lạ có thể nghe thấy chiến lược kinh doanh của bạn.
• Thiếu chuyên nghiệp: Tiếng ồn xung quanh, tiếng ly tách và wifi chập chờn làm gián đoạn cuộc họp.
• Thiếu ổn định: Cho thấy rằng doanh nghiệp của bạn chưa có một nền tảng vận hành vững chắc.

Lợi Thế Của Phòng Họp Trọn Gói

Khi thuê phòng họp tại các đơn vị như Dreamplex, bạn đang “mượn” uy tín thương hiệu của họ. Ngay cả khi công ty bạn chỉ có 3 người làm việc tại nhà, bạn vẫn có thể tiếp đón nhà đầu tư tại một phòng họp chuẩn hạng A ở Quận 1, Quận 2, Quận 3, hoặc khu vực Thái Hà (Hà Nội).

• Ấn tượng đầu tiên: Khách hàng được chào đón bởi đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, không phải nhân viên pha chế.
• Công nghệ: Wifi doanh nghiệp bảo mật cao và thiết bị hội nghị truyền hình sắc nét đảm bảo bài thuyết trình diễn ra suôn sẻ.
• Riêng tư: Tường cách âm cho phép đàm phán các thông tin mật một cách an toàn.
• Chiến lược: Bạn có thể dùng số tiền tiết kiệm được từ tiền thuê văn phòng để nâng cấp trải nghiệm tiếp khách. Một môi trường họp sang trọng giúp chốt deal nhanh hơn bất kỳ quán cafe ồn ào nào.

4. Trải Nghiệm Mượt Mà: Dịch Vụ Hospitality Của Dreamplex Dành Cho Khách

Một trong những e ngại lớn nhất về thuê phòng họp trọn gói theo giờ thường là vấn đề hậu cần. Liệu phòng có sẵn sàng không? Khách của tôi có bị lạc không?

Dreamplex giải quyết vấn đề này bằng phương châm hospitality-first (dịch vụ là tiên quyết), mang lại trải nghiệm như khách sạn 5 sao.

Ứng Dụng Đặt Phòng Thông Minh

Thành viên Dreamplex và khách hàng có thể đặt phòng ngay lập tức qua ứng dụng chuyên dụng.

• Tính khả dụng theo thời gian thực: Xem chính xác phòng nào đang trống tại tất cả các chi nhánh (Quận 1, Quận 2, Quận 3 và Hà Nội).
• Xác nhận tức thì: Không cần email qua lại. Đặt phòng, thanh toán và nhận mã ra vào chỉ trong vài giây.

Trải Nghiệm Khách Mời (Guest Experience)

Khi khách của bạn đến một địa điểm trong hệ thống Dreamplex:

• Chào đón nồng hậu: Đội ngũ Member Experience chào đón họ bằng tên và hướng dẫn đến tận phòng họp.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Nhân viên IT của chúng tôi đảm bảo đường truyền Zoom ổn định và màn hình trình chiếu đã kết nối trước khi bạn bắt đầu.
• Hỗ trợ F&B: Trà, cafe không giới hạn và nước uống detox luôn sẵn sàng, cùng các tùy chọn teabreak cho các buổi họp dài.

Vị Trí Chiến Lược

Chúng tôi cung cấp không gian họp tại các khu vực trọng tâm kinh tế nổi bật:

• Quận 1 – Nguyễn Trung Ngạn hoặc Trần Quang Khải: Dành cho các buổi họp chuyên nghiệp, brainstorm chuyên sâu tại vị trí trung tâm thành phố
• Quận 2 – Ngô Quang Huy hoặc Lê Hiến Mai: Dành cho các buổi brainstorm sáng tạo, công nghệ trong không gian như biệt thự sân vườn.
• Quận 3 – Trần Quốc Toản: Dành cho các cuộc họp tài chính và doanh nghiệp truyền thống, sang trọng.
• Thái Hà – Hà Nội: Không gian hiện đại, tầng cao với tầm nhìn toàn cảnh thành phố – lý tưởng cho những buổi họp chuyên sâu, mục tiêu rõ ràng.

Những Điều Cần Biết Trước Khi Đặt Phòng Họp Tại Dreamplex

Bạn đang cân nhắc đặt phòng họp cho buổi gặp sắp tới? Đây là những câu hỏi phổ biến mà chúng tôi thường nhận được:

• Giá thuê phòng họp theo giờ tại TP.HCM & Hà Nội là bao nhiêu? –> Tùy vào địa điểm và diện tích phòng, mức giá sẽ dao động từ 250.000 VNĐ đến 500.000 VNĐ/giờ đối với các phòng họp tiêu chuẩn. Những phòng họp lớn hơn hoặc không gian tổ chức sự kiện sẽ có giá cao hơn. Dreamplex cung cấp mức giá cạnh tranh, đã bao gồm đầy đủ tiện ích như trà, cà phê và hỗ trợ kỹ thuật — không phát sinh chi phí ẩn.
• Có cần đặt cọc khi thuê phòng họp không? –> Với các hình thức thuê theo giờ, khách hàng mới sẽ được yêu cầu thanh toán toàn bộ chi phí trước để giữ chỗ. Riêng với thành viên Dreamplex, hệ thống sẽ tự động trừ tín dụng từ gói quyền lợi hàng tháng – nhanh chóng và thuận tiện.
• Phòng họp có hỗ trợ họp trực tuyến không? –> Hoàn toàn có. Tất cả phòng họp tại Dreamplex đều được trang bị Wi-Fi tốc độ cao, màn hình trình chiếu lớn, và tương thích với các nền tảng họp trực tuyến phổ biến như Zoom, Microsoft Teams hay Google Meet. Dù là buổi pitching với khách hàng hay họp nhóm hybrid, bạn đều được hỗ trợ đầy đủ.

Đừng Tiếp Tục Trả Tiền Cho Những Chiếc Ghế Trống

Trong thời đại doanh nghiệp cần linh hoạt và tối ưu ngân sách, việc thuê một phòng họp cố định để rồi bỏ trống phần lớn thời gian là một sự lãng phí. Chuyển sang mô hình sử dụng phòng họp theo giờ sẽ giúp bạn:

• Giảm chi phí vận hành – chỉ trả tiền khi nào cần sử dụng
• Linh hoạt lựa chọn quy mô phòng theo từng buổi họp
• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng trong không gian đẳng cấp, mà không cần đến ngân sách hạng A

Dù bạn đang ở Quận 1, Quận 2, Quận 3 TP.HCM hay Hà Nội, Dreamplex đều có hệ thống phòng họp phù hợp với mọi nhu cầu của bạn.

Sẵn sàng cho cuộc họp tiếp theo?

Dreamplex – Kiến tạo không gian làm việc tăng trưởng cùng doanh nghiệp