Chiến Lược “Tinh Gọn Văn Phòng” 2026: Cách Doanh Nghiệp Việt Vừa Tối Ưu Chi Phí, Vừa Giữ Chân Nhân Tài

Vì Sao Doanh Nghiệp Việt Nam “Tinh Chỉnh” Thay Vì “Thu Nhỏ” Không Gian Văn Phòng?

Khi các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam bắt đầu thu hẹp diện tích văn phòng vào năm 2024, nhiều tiêu đề báo chí vội vàng gọi đó là “sự rút lui”. Nhưng các lãnh đạo cấp cao (C-Level) hiểu rất rõ rằng: đây không phải là sự hoảng loạn, mà là sự chính xác trong chiến lược.

Tại TP.HCM và Hà Nội, câu hỏi không còn là “Chúng ta cần bao nhiêu mét vuông?” mà là “Làm thế nào để tối ưu chi phí vận hành mà vẫn gia tăng trải nghiệm nhân viên?” Đây là bản chất của Right-sizing (Tinh chỉnh quy mô) – một bước tái cân bằng chiến lược giúp cắt giảm lãng phí nhưng vẫn tăng hiệu suất làm việc. Và quá trình này đang diễn ra rất nhanh.

Tỷ lệ trống văn phòng tại Hà Nội dự kiến đạt 23–24% trong giai đoạn 2025–2026, và tỷ lệ lấp đầy trung bình tại TP.HCM giảm còn 88% trong Quý I/2025, các doanh nghiệp không rời bỏ thị trường. Họ đang sử dụng không gian một cách thông minh hơn.

Áp Lực Tái Cân Bằng: Dữ Liệu Là Động Lực Thay Đổi

Nhiều yếu tố đang hội tụ khiến hiệu quả sử dụng không gian trở thành ưu tiên chiến lược trong các cuộc họp hội đồng quản trị. Lạm phát chi phí, xu hướng hybrid, và bất ổn kinh tế toàn cầu đã biến bất động sản từ chi phí cố định thành đòn bẩy chiến lược.

• 51% doanh nghiệp khu vực Châu Á – Thái Bình Dương hiện ưu tiên diện tích 7–12 m²/người, phản ánh xu hướng “giảm mật độ” để cân bằng giữa chi phí và sự hợp tác.
• Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đang thử nghiệm mô hình làm việc kết hợp (hybrid), làm thay đổi hoàn toàn cách không gian được sử dụng.
• Theo Savills, tại TP.HCM, 80% diện tích thuê mới trong Quý I/2025 đến từ hoạt động di dời hoặc mở rộng, trong đó ngành công nghệ thông tin chiếm 35% và doanh nghiệp FDI chiếm tới 82% tổng diện tích thuê – những đơn vị tiên phong trong việc áp dụng công nghệ trong quản trị và tối ưu không gian.

Về mặt tài chính, theo CBRE 2023 Asia Pacific Office Occupier Survey, khối lượng công việc của nhân viên tăng trong năm 2024, nhưng việc mở rộng diện tích văn phòng không còn là ưu tiên khi tỷ lệ sử dụng thực tế chỉ đạt khoảng 70% trong phần lớn thời gian. Thay vào đó, các doanh nghiệp đang tái cấu trúc không gian làm việc để phù hợp hơn với mô hình làm việc linh hoạt và nhu cầu cộng tác.

“Right-sizing” Trong Thực Tế: Tối Ưu Chi Phí Để Đầu Tư Vào Con Người

Các doanh nghiệp thông minh không chỉ cắt giảm không gian, mà tái thiết kế cách không gian vận hành. Thiết kế văn phòng hybrid hiện chiếm ưu thế trong các kế hoạch mới, với khu vực linh hoạt thay thế cho dãy bàn làm việc cố định.

Ví dụ, một công ty tài chính tại Hà Nội vừa hoàn tất quá trình chuyển đổi:

• Họ giảm diện tích 30% (từ 15.000 m² xuống 10.500 m²)
• Tăng điểm gắn kết nhân viên 18%, nhờ vào việc thay thế dãy bàn ít sử dụng bằng khu hợp tác nhóm, phòng tập trung và phòng họp tích hợp công nghệ.

Tỷ lệ phân bổ không gian mới như sau:

• 40% khu vực cộng tác (tăng từ 20%)
• 30% khu vực làm việc tập trung cá nhân (giảm từ 60%)
• 20% phòng họp và thuyết trình
• 10% khu vực phúc lợi và kết nối cộng đồng

Kết quả:

• Hiệu suất sử dụng không gian tăng từ 52% lên 78%,
• Chi phí thuê giảm,
• Và công ty tiết kiệm khoảng 340.000 USD/năm, được tái đầu tư vào phúc lợi nhân viên và công nghệ AI, giúp giải quyết bài toán giữ chân nhân tài, đặc biệt là GenZ.

Đây là minh chứng rõ ràng cho xu hướng hậu đại dịch: doanh nghiệp không còn chú trọng “nhiều diện tích hơn”, mà tập trung vào “chất lượng không gian tốt hơn” — nơi thực sự thúc đẩy hợp tác, gắn kết, và thể hiện thương hiệu.

Các đơn vị như Dreamplex cung cấp không gian làm việc linh hoạt, từ phòng họp hiện đại đến phòng làm việc riêng đều mang dấu ấn thương hiệu, và được thiết kế để đồng hành cùng sự phát triển của đội ngũ. Không chỉ là nơi làm việc, đó là môi trường giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm mỗi ngày nhờ dịch vụ chu đáo, không gian nhiều cây xanh, thưởng thức ly cafe cho ngày làm việc hiệu quả. Chúng tôi gọi đó là không gian làm việc biết “thở”, nơi tối ưu hiệu suất làm việc và giữ chân nhân tài.

Yếu Tố Con Người: Khi “Ít Hơn” Lại Mang Đến “Nhiều Hơn”

Một nỗi lo phổ biến của các CHRO: “Thu hẹp không gian có làm giảm văn hóa doanh nghiệp?”

Thực tế lại ngược lại — nếu được thực hiện đúng cách. Right-sizing nếu làm hời hợt sẽ chỉ là “bọc đường cho downsizing”. Nhưng nếu kết hợp thiết kế có chủ đích và mô hình vận hành hiệu quả, nó tăng cường văn hoá tổ chức. Thực tế, Gen Z và nhân viên hiện đại không cần một văn phòng rộng mênh mông nhưng thiếu kết nối. Họ cần một trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) chất lượng.

Thay vì tập trung vào số lượng mét vuông, các doanh nghiệp đang chuyển hướng sang chất lượng trải nghiệm. Không gian làm việc ngày nay cần phản ánh sự quan tâm đến con người: nơi nhân viên cảm thấy được kết nối, được chăm sóc và có động lực để phát triển.

Khảo sát của Gensler – Global Workplace Survey 2024, hơn 16.000 nhân viên văn phòng tại 15 quốc gia cho thấy: trải nghiệm không gian làm việc không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất cá nhân mà còn đến sự gắn kết đội nhóm và kết quả kinh doanh. Gensler đề xuất rằng hiệu quả không gian nên được đo bằng phản ứng cảm xúc của nhân viên, chứ không chỉ bằng số lượng chỗ ngồi hay diện tích.

Đồng thời, Knight Frank ghi nhận rằng nhu cầu văn phòng tại Châu Á – Thái Bình Dương vẫn ổn định, bất chấp thách thức tại một số thị trường như Trung Quốc. Tăng trưởng việc làm và mô hình làm việc linh hoạt đang thúc đẩy tỷ lệ sử dụng văn phòng hiệu quả hơn, với nhiều doanh nghiệp tái cấu trúc không gian để phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tóm lại, thay vì mở rộng diện tích, doanh nghiệp nên tập trung vào thiết kế không gian có chủ đich, giúp nhân viên cảm thấy được kết nối và được quan tâm. Điều này đặc biệt quan trọng để giữ chân nhân sự giỏi.

Một văn phòng 8.000 m² được thiết kế tinh tế và đầy tiện ích có giá trị hơn hẳn một văn phòng 15.000 m² rộng nhưng lỗi thời.

Giải Pháp Của Dreamplex: Đối Tác Cho Chiến Lược “Smart Retreat”

Dreamplex không chỉ cung cấp chỗ ngồi. Chúng tôi cung cấp giải pháp văn phòng linh hoạt (Flexible Office) giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược Right-sizing ngay lập tức:

• Giảm 20-40% chi phí thuê: Chỉ trả tiền cho không gian bạn thực sự dùng.
• Tiết kiệm 15-25% chi phí vận hành: Loại bỏ gánh nặng quản lý điện, nước, bảo vệ, lễ tân.
• Nâng tầm thương hiệu: Sở hữu văn phòng hạng A, thiết kế riêng biệt giúp thu hút nhân tài.
• Tăng khả năng ứng biến tài chính trong môi trường kinh tế biến động.

Kết Luận

Các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam đang viết lại “cẩm nang vận hành” của mình. Doanh nghiệp thành công không phải là những đơn vị có nhiều mét vuông nhất, mà là những đơn vị sử dụng không gian một cách thông minh nhất.

“Retreat” (rút lui) có thể gợi ý sự thoái lui. Nhưng thực tế, đây là “reset” chiến lược – quá trình loại bỏ giả định rằng “nhiều không gian = thành công lớn hơn” và thay vào đó là “không gian thông minh = hiệu quả tốt hơn”.

Câu hỏi không còn là “Doanh nghiệp có nên tinh chỉnh không gian không?”, mà là “Doanh nghiệp có đủ chiến lược để tận dụng cả lợi ích tài chính và văn hoá từ việc đó không?” Những doanh nghiệp Việt Nam đang dẫn đầu xu hướng này có điểm chung:

• Lập kế hoạch không gian dựa trên dữ liệu
• Thiết kế lấy con người làm trung tâm
• Kỷ luật tài chính rõ ràng
• Và hợp tác với các đơn vị vận hành có tư duy hospitality như Dreamplex

Họ hiểu rằng, trong năm 2025, chiến lược không gian hiệu quả nhất không phải là có “văn phòng lớn nhất”, mà là lựa chọn “văn phòng thông thái nhất” — được thiết kế có chủ đích, quy mô phù hợp để hỗ trợ tăng trưởng, và linh hoạt để thích nghi khi mọi thứ thay đổi.

Sẵn Sàng Tinh Chỉnh Văn Phòng Cho 2026?

Dreamplex – Kiến tạo không gian làm việc tăng trưởng cùng doanh nghiệp