Khi nói đến việc tổ chức một cuộc họp hiệu quả, thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng sâu sắc đến năng suất tổng thể của một cuộc họp. Việc lên kế hoạch cho cuộc họp không chỉ đảm bảo rằng mọi nhân viên tham dự đầy đủ, tập trung và tích cực mà còn tạo ra môi trường thuận lợi cho những đóng góp có giá trị, giúp các cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả.
Bên cạnh đó, khi lên kế hoạch cho một cuộc họp, cần cân nhắc tất cả các yếu tố liên quan, bao gồm mục tiêu của cuộc họp, những nội dung cần thảo luận và địa điểm phù hợp. Bằng cách căn chỉnh các yếu tố này với nhau, bạn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên tham gia.
Thời gian lý tưởng nhất để lên lịch cho một cuộc họp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là một số khung giờ mà các nhà lãnh đạo có thể cân nhắc:
Tăng cường sự tham gia của các thành viên: 3 giờ chiều.
Nếu mục tiêu của buổi họp là tối đa hóa sự tham dự, hãy chọn thời gian đầu giờ chiều thứ Ba – thời điểm trung tâm của tuần làm việc. Một nghiên cứu cho thấy thời gian này là lý tưởng nhất khi phần lớn nhân viên đều có thể sắp xếp tham gia.
Ngược lại, thứ Hai và thứ Sáu thường là những ngày kém hiệu quả nhất nếu tổ chức một cuộc họp quan trọng. Nhiều nhân viên sẽ sử dụng những ngày phép cá nhân hoặc ngày nghỉ lễ để có được một cuối tuần kéo dài ba ngày. Ngoài ra, nhân viên vẫn thường trong “trạng thái cuối tuần” vào những ngày thứ Hai. Vì thế, để tối ưu hóa năng suất và sự tham gia, các cuộc họp nên được tổ chức vào ba ngày giữa của tuần.
Thời điểm vàng cho sự quyết đoán: 10 giờ sáng – 12 giờ trưa
Càng nhiều lựa chọn gặp phải trong một ngày, thì việc đưa ra quyết định càng trở nên phức tạp hơn. Sự phức tạp này thường dẫn đến những phán đoán bốc đồng hoặc không chính xác – một hiện tượng thường được gọi là “decision fatigue – chứng mệt mỏi vì quyết định”. Hiện tượng này đặc biệt phù hợp khi các cuộc họp diễn ra liên quan đến những quyết định quan trọng, khiến nó trở thành một khía cạnh cần cân nhắc khi chọn thời gian họp.
Nếu muốn bảo vệ nhóm của mình khỏi “chứng mệt mỏi vì quyết định” (và trang bị cho họ khả năng đưa ra lựa chọn tối ưu trong các cuộc họp), các buổi họp nên được sắp xếp vào những giờ đầu của ngày làm việc – lý tưởng nhất là vào buổi sáng, khi mọi người chưa bị phân tâm bởi những quyết định khác trong ngày. Để tránh những kết quả không như mong muốn, các cuộc họp nên được sắp xếp vào đầu ngày tránh đợi đến cuối ngày, khi khả năng ra quyết định của buổi họp đó có thể bị ảnh hưởng.
Tăng cường sự gắn bó: 12 giờ trưa hoặc cuối giờ chiều
Vào giờ nghỉ hoặc khi ngày sắp tàn, có thể sử dụng thời gian này cho các hoạt động gắn kết đơn giản như cùng nhau ăn trưa hoặc tổ chức một sự kiện kỷ niệm. Tại thời điểm này, các cá nhân đã hoàn thành một phần đáng kể khối lượng công việc trong ngày, mang lại cho họ một cảm giác thoải mái nhất định và trở nên tích cực hơn trong việc tương tác với đồng nghiệp của mình một cách có ý nghĩa.
Các hoạt động gắn kết có thể giúp tăng cường tinh thần đồng đội, cải thiện hiệu suất và tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn. Chúng cũng có thể giúp giảm căng thẳng và mệt mỏi, đồng thời tạo cơ hội cho mọi người giao lưu và kết nối với nhau.
Ngoài việc chọn thời gian tối ưu, đây cũng là một số tips giúp các cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn:
Tổ chức các cuộc họp ngắn súc tích: Các cuộc họp kéo dài thường dẫn đến giảm hiệu quả. Để khắc phục điều này, hãy có những mục tiêu cụ thể cho từng buổi họp. Bắt đầu bằng cách chuẩn bị nội dung cuộc họp, lên ý tưởng sơ lược cho các vấn đề cần thảo luận, ước tính thời gian cho từng phần và ai là người trình bày. Hãy đặt các giới hạn thời gian cho mỗi phần trong nội dung cuộc họp để đảm bảo các cuộc thảo luận đi đúng hướng, không bị lan man.
Khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người: Tạo ra một môi trường họp tích cực nơi ai cũng có cơ hội chia sẻ suy nghĩ, đóng góp ý kiến. Bằng việc đặt ra các quy tắc cơ bản như tôn trọng ý kiến của mọi người và không ngắt lời người khác. Điều này có thể giúp nhóm đưa ra quyết định tốt hơn và thu hoạch được nhiều sáng kiến táo bạo. Khi tất cả mọi người cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, họ sẽ có động lực hơn để tham gia vào các cuộc họp và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung.
Chọn địa điểm phù hợp: Việc chọn địa điểm họp phù hợp có thể tác động đáng kể đến sự tập trung và hiệu quả của các cuộc họp trực tiếp. Một địa điểm yên tĩnh, không có tiếng ồn và các yếu tố gây xao nhãng khác sẽ giúp mọi người tập trung vào cuộc thảo luận và đưa ra quyết định năng suất. Trong trường hợp doanh nghiệp cần tổ chức các buổi thảo luận trang trọng hoặc cuộc họp với các đối tác bên ngoài, bạn nên đặt phòng ở một địa điểm chuyên nghiệp và hỗ trợ đầy đủ trang thiết bị.
Việc tránh các cuộc họp không hiệu quả là điều cần thiết, vì không ai muốn lãng phí thời gian quý giá của mình. Là một nhà quản lý, bằng cách lên kế hoạch cẩn thận và đánh giá tính cần thiết của từng yếu tố sẽ giúp các cuộc họp có hiệu quả hơn. Doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ như Meeting Cost Calculator – công cụ tính toán chi phí của một cuộc họp để đánh giá độ hiệu quả của các cuộc họp. Điều này nhằm giúp các nhà quản lý có thể đảm bảo rằng thời gian của nhóm bạn được sử dụng hiệu quả nhất có thể trong các cuộc họp quan trọng, đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Dreamplex tạo ra “A Better Day at Work – Một Ngày Làm Việc Tốt Hơn” đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các công ty đang phát triển nhanh, những người hiểu rằng nhân viên trẻ của họ mong đợi nhiều hơn từ nơi làm việc.
Không gian làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, dịch vụ chăm sóc đẳng cấp khách sạn và cộng đồng hợp tác cùng phát triển giúp doanh nghiệp làm việc năng suất đồng thời tối ưu chi phí..
Gia nhập cộng đồng cùng các chuyên gia công nghệ và nhà khởi nghiệp từ TIKI, Zuhlke Vietnam, GFT Group, Vietcetera tại hệ thống văn phòng linh hoạt Dreamplex tại TP.HCM và Hà Nội.
Nhận báo giá và ưu đãi tháng 8 tại:
WE CREATE BETTER DAYS AT WORK.
