“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” – là quan niệm quen thuộc cho rằng sức mạnh của sự hợp lực luôn lấn át sức mạnh của từng cá nhân.
Với những nhà lãnh đạo, họ thường đo lường sự thành công của mình theo quy mô đội ngũ. “Chúng tôi dẫn dắt một đội ngũ 500 người” hoành tráng hơn “Tôi quản lý một nhóm 10 người” rất nhiều.
Bởi một đội ngũ đông người thường được đánh đồng với năng suất cao và kết quả vượt trội. Tuy nhiên, liệu các nhóm làm việc đông người có thật sự mang lại hiệu quả cao hơn?
Các nhà quản lý thường bị thu hút bởi việc tổ chức một nhóm làm việc lớn mạnh, nhưng ngày càng nhiều người nhận ra rằng một đội ngũ nhỏ được tổ chức tinh gọn thường có hiệu suất vượt trội hơn.
Và với tình hình chi phí lao động tại Việt Nam tiếp tục tăng trong năm 2024, “làm việc hiệu quả với nguồn lực hạn chế” sẽ trở thành điều mà nhiều công ty phải đối mặt. Trong cuộc gặp mặt giữa các Giám đốc điều hành gần đây, nỗi lo lắng về chi phí lao động tăng cao và tìm cách tối ưu hóa nguồn lực là những chủ đề chính được thảo luận.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá những ưu điểm của các team nhỏ so với các team lớn. Đồng thời chia sẻ những chiến lược thực tế để khai thác tối đa tiềm năng của một team nhỏ tinh gọn.
Một bài nghiên cứu mang tên “Large teams develop and small teams disrupt science and technology” của Lingfei Wu, Dashun Wang, và James A Evans đã cung cấp những hiểu biết sâu sắc về vai trò của quy mô đội nhóm.
Sau khi phân tích hơn 65 triệu bài nghiên cứu học thuật, bằng sáng chế và sản phẩm phần mềm, nghiên cứu cho thấy các đội nhóm nhỏ có xu hướng hoạt động mang tính bứt phá, sẵn sàng khai thác những ý tưởng và cơ hội mới. Ngược lại, các đội nhóm lớn hơn tập trung vào việc phát triển các khái niệm có sẵn.
Nghiên cứu cho thấy rằng các nhóm lớn thường tận dụng những ý tưởng gần đây và phổ biến nhằm tạo ra tác động ngay lập tức. Trong khi các nhóm nhỏ có xu hướng đào sâu hơn vào quá khứ, khám phá những ý tưởng ít phổ biến hơn, và do đó đem lại tính đột phá cao hơn, gặt hái thành công trong tương lai xa.
Đáng chú ý hơn, khả năng tạo ra những ý tưởng đột phá của một nhóm giảm mạnh sau khi tăng thêm một vài thành viên đầu tiên. Bài nghiên cứu cho biết, “Khi nhóm phát triển từ 1 đến 50 thành viên, mức độ đột phá của các bài báo, bằng sáng chế và sản phẩm của họ giảm lần lượt là 70%, 30% và 50%.”
Biểu đồ trong bài nghiên cứu này cho chúng ta thấy mối quan hệ giữa mức độ đột phá và quy mô đội nhóm. Mặc dù quan niệm phổ biến cho rằng những đội nhóm lớn sẽ mang lại kết quả tốt hơn, nhưng biểu đồ cho thấy những lợi thế rõ ràng của việc hoạt động với một đội nhóm nhỏ hơn.
Asana là một công ty phần mềm quản lý dự án hàng đầu với giá trị hơn 4 tỷ đô la Mỹ gần đây đã tung ra một tính năng mới mang tên “Work Innovation Score“.
Trong một cuộc phỏng vấn với Rebecca Hinds, tiến sĩ Stanford đứng đầu nhóm nghiên cứu cho biết rằng sự gắn kết (mức độ phối hợp ăn ý giữa các nhân viên) và tốc độ (hiệu quả truyền tải ý tưởng và tiến trình công việc trong tổ chức) là yếu tố then chốt thúc đẩy sự đổi mới trong các doanh nghiệp. Theo như nghiên cứu đã chỉ ra, những nhóm nhỏ thường có ưu thế hơn trong việc thực hiện điều này.
Mức độ làm việc hiệu quả của các đội nhỏ ngày càng được cải thiện nhờ AI. Theo Ben Parr, nhà sáng lập nổi tiếng của Octane AI, trong một podcast gần đây cho biết rằng giờ đây chúng ta có thể xây dựng các doanh nghiệp thực sự với chi phí thấp hơn bằng cách sử dụng AI để tạo các mô hình và cải thiện sản phẩm nhanh chóng.
Ông thậm chí còn tin rằng nhờ những tiến bộ trong AI, chúng ta sẽ thấy một công ty trị giá tỷ đô trong vài năm tới: “Tôi tin rằng sẽ có một công ty trị giá tỷ đô được xây dựng trong khoảng 5 năm tới với tối đa một đến ba người vì bây giờ chúng ta đã có thể tự động hóa hầu hết mọi tác vụ khác. Điều này chắc chắn sẽ xảy ra.”
Nhà đầu tư mạo hiểm James Currier đã nhấn mạnh rằng nhờ AI, “Các công ty sẽ có thể phát triển phần mềm nhanh hơn và tốt hơn, vận hành việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đánh giá và tiếp cận họ với các hệ thống tự động của AI, đồng thời tối ưu hóa chiến dịch marketing bằng AI.”
James cũng đã chỉ ra rằng chi phí của các đội nhóm đông người không chỉ dừng lại ở tiền lương. Những chi phí phụ như việc tuyển dụng, đánh giá hiệu quả, xây dựng văn hóa, không gian văn phòng, các thiết bị công nghệ và các chi phí khác đều góp phần tạo nên “chi phí của đội ngũ”. Đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty.
Và lợi ích của việc có đội nhóm nhỏ không chỉ dừng lại ở chi phí. Các đội nhóm nhỏ còn mang lại một số lợi ích khác, bao gồm:
Ở những đội nhóm nhỏ, bài toán quản lý khối lượng công việc thường là một chướng ngại quen thuộc đối với các nhà quản lý.
Không ít nhà quản lý cảm thấy kiệt sức khi vừa phải chèo lái trách nhiệm cá nhân, vừa phải loay hoay theo dõi và giải quyết vấn đề trong team, đây là điều mà Gallup dự đoán là một trong những thách thức lớn nhất trong năm 2024.
Để khắc phục tình trạng này, việc lập kế hoạch ưu tiên hiệu quả là điều then chốt. Các nhà quản lý cần dành thời gian để huấn luyện và quản lý các thành viên, tổ chức các cuộc họp One-to-one (1-1) thường xuyên để giải quyết các vấn đề và đảm bảo hiệu quả tổng thể của nhóm.
Bằng cách xây dựng các kênh giao tiếp thân thiện với nhân viên thông qua các cuộc gặp mặt thường xuyên, các vấn đề khẩn cấp có thể được giải quyết ngay tránh gây ra việc gián đoạn liên tục. Khi những thách thức này vẫn tồn tại, việc tìm hiểu các chiến lược để lãnh đạo một đội ngũ bị quá tải công việc là điều cần thiết.
Khác với các tổ chức với quy mô lớn, mỗi nhân sự thường chỉ đảm nhận một công việc chuyên môn hoá cụ thể, doanh nghiệp nhỏ thường đòi hỏi các thành viên phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau. Việc không có các vai trò chuyên môn yêu cầu các nhà quản lý phải phân công công việc một cách hiệu quả hơn và hiểu rõ điều mạnh yếu của từng thành viên.
Người quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc nhận biết và tận dụng các kỹ năng đa dạng trong team, đảm bảo rằng công việc được phân chia một cách có chiến lược. Bằng cách khuyến khích tinh thần cộng tác và trách nhiệm, các nhóm nhỏ có thể vượt qua những thách thức mà môi trường ít vai trò chuyên môn hóa mang lại.
Bên cạnh đó, việc cân nhắc tận dụng nguồn lực từ những freelancer trong các giai đoạn cao điểm cũng có thể là một giải pháp tạm thời hữu ích. Và điều quan trọng không kém là phải biết nhận ra thời điểm cần tuyển thêm nhân sự để đảm bảo thành công lâu dài cho đội.
Bổ sung thêm những nhân tài và freelancer vào đội ngũ nhân sự nhỏ sẽ giúp tạo ra điều mà chuyên gia nhân sự Josh Bersin gọi là “Tổ chức linh hoạt.” Trong tập podcast gần đây, Josh dự đoán rằng các công ty hoạt động linh hoạt hơn sẽ vượt trội so với các đối thủ truyền thống trong năm 2024.
Một yếu tố then chốt trong việc quản lý hiệu quả một đội ngũ nhỏ là trao quyền tự chủ cho các thành viên. Việc cung cấp cho các nhóm quyền tự do ra quyết định và thực hiện các dự án một cách độc lập sẽ thúc đẩy tinh thần sở hữu và tinh thần trách nhiệm.
Sự linh hoạt trong việc chọn phương pháp làm việc, địa điểm, và lịch trình có thể giúp tăng cao tinh thần làm việc một cách đáng kể. Hãy tận dụng các giải pháp làm việc từ xa, lịch trình linh hoạt và các công cụ thân thiện với hình thức này, trao cho nhóm bạn sự linh hoạt cần thiết. Điều này không chỉ nâng cao động lực mà còn khuyến khích tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề của nhân viên.
Đặt ưu tiên cho sức khỏe thể chất và tinh thần của các thành viên trong đội nhỏ là một yếu tố cốt lõi của việc quản lý hiệu quả. Cung cấp các chương trình chăm sóc sức khỏe, không gian thư giãn và hỗ trợ tiếp cận dịch vụ tư vấn góp phần thúc đẩy cả sức khỏe thể chất và tinh thần. Một văn hóa đề cao sức khỏe trong môi trường làm việc không chỉ giúp duy trì động lực cho đội mà còn giảm thiểu nguy cơ kiệt sức và nâng cao năng suất tổng thể.
Hãy xây dựng những hoạt động gắn kết tập thể tập trung vào sức khỏe và niềm vui, chẳng hạn như tập luyện cùng nhau hoặc các hoạt động tập hít thở. Bằng cách tạo ra một môi trường coi trọng sự toàn diện về thể chất và tinh thần của các thành viên, các đội nhỏ có thể phát triển mạnh mẽ và đạt được thành công bền vững.
Một không gian làm việc linh hoạt, thích ứng với nhiều phong cách và nhu cầu khác nhau như: làm việc tập trung, tổ chức cuộc họp, tổ chức buổi brainstorm… sẽ giúp đội nhóm của bạn làm việc một cách thoải mái hơn, thúc đẩy sự sáng tạo và năng suất. Hãy đảm bảo rằng không gian làm việc luôn tạo điều kiện thuận lợi cho cả công việc tập trung cá nhân và giao tiếp nhóm. Bày trí nội thất thoải mái và tiện dụng, tối ưu hóa điều kiện ánh sáng, và xem xét các lựa chọn linh hoạt về cách làm việc.
Ngoài ra, hãy khuyến khích việc cá nhân hóa không gian làm việc, cho phép các thành viên trong nhóm tự do tạo ra một bầu không khí thân thuộc và truyền cảm hứng. Một nơi làm việc được thiết kế chu đáo sẽ góp phần đáng kể vào thành công và sự hài lòng tổng thể của một nhóm nhỏ.
Trong bối cảnh chi phí lao động gia tăng tại Việt Nam, việc tái cấu trúc đội nhóm truyền thống trở thành nhu cầu cấp thiết. Và theo những nghiên cứu trên, lựa chọn các đội nhóm nhỏ không chỉ là giải pháp tối ưu về mặt tài chính mà còn là chiến lược mang lại lợi thế cạnh tranh vững chắc.
Nghiên cứu của Lingfei Wu từ Đại học Chicago nhấn mạnh rằng các đội nhóm nhỏ có xu hướng đổi mới và phá vỡ các quy chuẩn cao hơn, phá vỡ những quan niệm phổ biến rằng đội nhóm lớn vốn dĩ sẽ mang đến nhiều hiệu quả hơn.
Sự tích hợp công nghệ AI càng làm gia tăng hiệu quả của các đội nhóm nhỏ, cho phép họ hoạt động hiệu quả hơn với chi phí thấp hơn. Bên cạnh đó, quản lý các đội nhóm nhỏ sẽ thành công hơn khi điều chỉnh các chiến lược quản lý để thúc đẩy tính tự chủ, linh hoạt và hạnh phúc trong đội.
Cuối cùng, thành công của một đội không chỉ phụ thuộc vào quy mô mà còn phụ thuộc vào sự linh hoạt, gắn kết và tinh thần sáng tạo, những yếu tố cần được bồi dưỡng trong các đội ngũ nhỏ. Khi chúng ta thích nghi với bối cảnh kinh tế thay đổi, rõ ràng các đội nhỏ sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy các doanh nghiệp hướng tới tương lai, không chỉ ở Việt Nam mà còn trên toàn thế giới.
Dreamplex tạo ra “A Better Day at Work – Một Ngày Làm Việc Tốt Hơn” đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các công ty đang phát triển nhanh, những người hiểu rằng nhân viên trẻ của họ mong đợi nhiều hơn từ nơi làm việc.
Không gian làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, dịch vụ chăm sóc đẳng cấp khách sạn và cộng đồng hợp tác cùng phát triển giúp doanh nghiệp làm việc năng suất đồng thời tối ưu chi phí..
Gia nhập cộng đồng cùng các chuyên gia công nghệ và nhà khởi nghiệp từ TIKI, Zuhlke Vietnam, GFT Group, Vietcetera tại hệ thống văn phòng linh hoạt Dreamplex tại TP.HCM và Hà Nội.
Nhận báo giá và ưu đãi tháng này tại:
WE CREATE BETTER DAYS AT WORK.
