Lãnh đạo thông minh hơn: Vận hành nhân sự hướng đến hiệu quả và Không gian làm việc linh hoạt cho tương lai

Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng ngày nay, thành công của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) không nằm ở việc mở rộng quy mô một cách thiếu thận trọng, mà là duy trì sự tinh gọn và khả năng thích ứng. Đối với các công ty con quốc tế, startup công nghệ, và công ty logistics, nhu cầu vận hành hiệu quả với các đội ngũ nhỏ nhưng hiệu suất cao trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

Hai chiến lược ngày càng được các nhà lãnh đạo có tư duy tiến bộ áp dụng là:

• Nhân sự Tinh gọn (Lean HR) – Quản lý nguồn nhân lực được tinh giản
• Không gian làm việc linh hoạt – Giải pháp văn phòng linh hoạt, tiết kiệm chi phí

Hãy khám phá trong bài viết dưới đây cách tối ưu hóa chi phí vận hành và xây dựng một môi trường làm việc phát triển mạnh mẽ.

Quản trị nhân sự tinh gọn (Learn HR)  – Tầm quan trọng với các doanh nghiệp SMEs?

Quản trị nhân sự tinh gọn không phải là cắt giảm nhân sự, mà là tối đa hóa hiệu quả công việc từ mọi vị trí và loại bỏ các quy trình nhân sự lãng phí.

Theo AIHR (Học viện Đổi mới Nhân sự), mục tiêu cuối cùng của Nhân sự tinh gọn là liên tục loại bỏ các bước không cần thiết trong hoạt động nhân sự đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ. Để đạt được điều này, bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp phải cùng với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để thúc đẩy về tư duy tinh gọn trong toàn tổ chức và cung cấp các dịch vụ nhân sự một cách hiệu quả nhất có thể.

Nhân sự tinh gọn sẽ cho phép các công ty:

• Chỉ tuyển dụng những vị trí thực sự tạo ra giá trị
• Thuê ngoài hoặc tự động hóa các công việc hành chính
• Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, giới thiệu nhân viên mới (onboarding), và đánh giá hiệu suất
• Tập trung vào trải nghiệm của nhân viên để giữ chân nhân tài hàng đầu

Tăng năng suất thông qua hệ thống – Không chỉ là về con người

Một yếu tố thành công then chốt trong Lean HR là nhận ra vấn đề năng suất thường nằm ở hệ thống làm việc, chứ không phải bản thân con người.

Thay vì chỉ dựa vào các “mẹo” tăng năng suất cá nhân (như kỹ thuật Pomodoro hay phương pháp time-blocking), các công ty hoạt động hiệu quả cao lại tập trung vào cách luồng công việc vận hành xuyên suốt tổ chức.

Để mở khóa năng suất tốt hơn với đội ngũ tinh gọn, các tổ chức nên:

• Khắc phục quy trình làm việc lỗi thời: Xác định các điểm nghẽn, sự chậm trễ và bàn giao công việc thiếu rõ ràng.
• Tối ưu hóa giao tiếp: Giảm thiểu email và cuộc họp không cần thiết bằng cách sử dụng các kênh thông tin rõ ràng, có cấu trúc.
• Trực quan hóa công việc: Sử dụng các công cụ như bảng Kanban để theo dõi tiến độ làm việc của đội nhóm một cách minh bạch.
• Tiêu chuẩn hóa quy trình: Văn bản hóa và tinh gọn các nhiệm vụ lặp lại/định kỳ.
• Thúc đẩy hợp tác liên phòng ban: Phá bỏ các ‘silô’ và cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận.

Bằng việc nâng cấp hệ thống nội bộ, bạn đang trao quyền cho các đội nhóm tinh gọn để làm được nhiều hơn với ít nguồn lực hơn — giảm thiểu tình trạng kiệt sức hay bị quản lý quá chi li.

(Productivity Is About Your Systems, Not Your People by Daniel Markovitz, Harvard Business Review)

Tầm quan trọng của Quản trị nhân tinh gọn đối với các nhóm ngành: 

1. Khởi nghiệp về công nghệ 

Công ty khởi nghiệp phát triển dựa trên tốc độ nhanh chóng của thời cuộc. Tinh gọn nhân sự giúp mở rộng quy mô nhanh chóng bằng cách tự động hóa quy trình tuyển dụng, đơn giản hóa việc onboarding (hướng dẫn nhân viên mới), và xây dựng đội ngũ hiệu quả cao mà không bị mất nhiều quy trình và thủ tục phức tạp.

GitLab – nền tảng DevOps hoạt động từ xa được vận hành bởi bộ phận nhân sự tối giản nhờ sử dụng tự động hóa và tài liệu hóa làm công cụ cốt lõi (GitLab Handbook). GitLab quản lý đội ngũ toàn cầu mà không cần văn phòng vật lý thông qua các nguyên tắc vận hành tinh gọn.

2. Logistics

Trong lĩnh vực mà hiệu quả quyết định lợi nhuận, Lean HR giúp giảm thiểu chậm trễ bằng cách tinh gọn việc lên ca, đào tạo và theo dõi mức độ tuân thủ.

DHL áp dụng các nguyên lý lean không chỉ trong logistics mà cả trong HR. Chương trình “Certified International Specialist” là một sáng kiến toàn cầu tập trung vào đào tạo liên tục và hiệu suất tinh gọn (DHL Group – Chiến lược 2025).

3. Ngành bán dẫn (Semiconductor)

Đây là ngành cần nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao và một trong những nhóm ngành khá ngách. Lean HR cho phép các công ty tập trung vào chiến lược giữ chân nhân tài R&D dài hạn, tinh gọn hóa quy trình tuyển dụng phức tạp và rút ngắn thời gian để nhân viên đạt hiệu quả công việc.

TSMC áp dụng phương pháp lean trong cả kỹ thuật và nhân sự, giúp công ty duy trì sự linh hoạt trong môi trường đổi mới nhanh chóng (Báo cáo thường niên TSMC).

4. Công ty cung cấp nguồn nhân lực (Talent Outsourcing Providers)

Với các doanh nghiệp quản lý nhân lực quy mô lớn, Lean HR đảm bảo chất lượng dịch vụ bằng cách tự động hóa các quy trình hậu cần và tập trung vào việc chuẩn bị nguồn nhân tài sẵn sàng làm việc.

Teleperformance sử dụng hệ thống tuyển dụng dựa trên AI và công cụ giám sát hiệu suất tinh gọn để điều hành hơn 400.000 nhân viên toàn cầu (Báo cáo thường niên 2023 của Teleperformance).

Đối với các doanh nghiệp có dưới 50 nhân viên, phương pháp này đảm bảo chi phí vận hành thấp mà không làm giảm năng suất hoặc tiềm năng tăng trưởng dài hạn.

Nhưng để Nhân sự Tinh gọn thực sự thành công, không gian làm việc cũng sẽ là một phần không thể thiếu để hỗ trợ sự linh hoạt đó.

Văn phòng linh hoạt – Bệ phóng vững chắc cho đội ngũ tinh gọn

Khác với văn phòng truyền thống thường đi kèm những ràng buộc như:

• Hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn, kém linh động.
• Chi phí đầu tư ban đầu tốn kém cho việc hoàn thiện, sắm sửa nội thất.
• Khó điều chỉnh quy mô không gian khi cần mở rộng hay thu hẹp.

Theo trang Theflexinsights nhận định: “Doanh nghiệp thời nay cần những không gian có thể thay đổi nhanh chóng mà vẫn đảm bảo hiệu quả chi phí”. Ông Kunal Sharma, Nhà sáng lập và CEO của Flipspaces (một công ty chuyên thiết kế và thi công nội thất thương mại), cũng là người trực tiếp chứng kiến sự chuyển dịch này. Ông chia sẻ: “Đại dịch chính là yếu tố thúc đẩy xu hướng này, khiến các công ty phải nhìn nhận lại mô hình văn phòng truyền thống.” Khi các văn phòng hoạt động trở lại sau dịch, doanh nghiệp càng mong muốn tìm được giải pháp giúp họ dễ dàng thay đổi quy mô khi cần, đáp ứng linh hoạt mô hình làm việc kết hợp (hybrid work), đồng thời kiến tạo một môi trường làm việc an toàn và giàu tính hợp tác cho nhân viên.

Chọn một văn phòng linh hoạt như Dreamplex, bạn sẽ nhận được:

• Không gian làm việc linh hoạt, dễ dàng mở rộng hay thu hẹp quy mô tùy theo số lượng nhân sự.
• Chi phí rõ ràng, minh bạch. Không phát sinh các phụ phí khác.
• Văn phòng trang bị đầy đủ các thiết bị đa năng.Chỉ cần mang máy tính đến và bắt đầu làm việc, không tốn công sức thiết kế hay lắp đặt.
• Đầy đủ tiện ích sẵn có hỗ trợ tối đa cho hiệu suất công việc, thúc đẩy giao lưu hợp tác và đảm bảo phúc lợi cho đội ngũ.

Doanh nghiệp thực tế – Giải pháp thực tế

Việc lựa chọn giữa vô vàn coworking space và văn phòng truyền thống thật chẳng dễ dàng. Người quản lý phải đau đầu tìm cách vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo đội ngũ có một nơi làm việc thật “chất” để giữ lửa nhiệt huyết.

Điểm cộng lớn của Dreamplex là các nhà quản lý không cần phải tốn thêm tiền sắm sửa bàn ghế hay vật tư văn phòng. Nhờ vậy, họ có thể toàn tâm toàn ý tập trung vào việc quan trọng hơn là quản lý chuyên môn và điều hành công ty.

Thêm vào đó, đội ngũ của Dreamplex thường xuyên tổ chức các hoạt động gắn kết vui vẻ cho mọi người như trò chơi, các buổi gặp mặt thân mật hay tiệc tùng. Đặc biệt tại chi nhánh Dreamplex Lê Hiến Mai và Dreamplex Ngô Quang Huy, cây xanh được bố trí khắp nơi tại không gian làm việc, giúp mọi người nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc hơn. 

Những nhà quản lý đang thuê tại Dreamplex chia sẻ:

“Chọn Dreamplex đã giúp tôi và công ty tiết kiệm được một khoản, nhờ đó chúng tôi có thể dồn toàn lực để phát triển chuyên môn và công việc kinh doanh. Dreamplex gần như đã lo hết phần việc giữ cho đội ngũ chúng tôi luôn vui vẻ và duy trì không khí văn phòng luôn trong trạng thái tích cực!” (Chị Trần Thị Ngọc Trâm – Director tại ITSJ GROUP)

“Sau khoảng thời gian đồng hành cùng Dreamplex, chúng tôi cảm nhận mình được đối xử như người một nhà, luôn có người sẵn sàng hỗ trợ, cảm giác rất an toàn và thoải mái. Nhờ vậy, hiệu quả công việc chuyên môn ngày một tăng cao”. (Chị Nguyễn Thị Thanh Xuân – Chief Rep at Sorin Corporation / Korea Zinc)

So sánh giữa văn phòng truyền thống và văn phòng linh hoạt

Không gian làm việc linh hoạt giúp cắt giảm chi phí cố định, giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ khả năng thích ứng nhanh chóng.

Vì sao bạn nên lựa chọn flexible workplaces?

1. Linh hoạt thay đổi quy mô

Doanh nghiệp dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng chỗ ngồi/diện tích văn phòng tùy theo nhu cầu thực tế (ví dụ: cho dự án mới, mở rộng đội ngũ, hoặc cần thu hẹp quy mô) mà không bị ràng buộc bởi các điều khoản thường thấy trong hợp đồng thuê truyền thống. Điều này giúp công ty phản ứng nhanh nhạy với thị trường.

2. Không ràng buộc hợp đồng dài hạn

Các thỏa thuận linh hoạt, thường là ngắn hạn (có thể theo tháng, hoặc kỳ hạn 6 tháng/1 năm với điều kiện linh hoạt hơn nhiều) thay vì các hợp đồng cố định 3-5 năm cứng nhắc. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính và duy trì sự linh hoạt chiến lược để thích ứng với thay đổi.

3. Trải nghiệm cao cấp

Thiết kế không gian chuyên nghiệp, hiện đại, có yếu tố thẩm mỹ cao do các kiến trúc sư uy tín thực hiện mang đến môi trường làm việc đầy cảm hứng.

Dreamplex Ngô Quang Huy và Dreamplex Lê Hiến Mai là một trong những cơ sở được đội ngũ kiến trúc T3 Architects và cố vấn thiết kế ánh sáng từ Kobi Lighting Studio. 

• Vị trí đắc địa: Các chi nhánh thường đặt tại các quận trung tâm (như Quận 1, Quận 2, Quận 3 tại TP.HCM) hoặc khu vực kinh doanh trọng điểm, thuận tiện cho việc giao dịch.

• Nội thất và tiện nghi hiện đại: Ghế làm việc công thái học (ergonomic), khu vực thư giãn thoải mái, khu vực pantry đầy đủ tiện nghi (thường miễn phí trà/cà phê), phòng họp trang bị công nghệ, buồng điện thoại cách âm.
• Nâng tầm hình ảnh công ty: Tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác và các ứng viên tiềm năng.

4. Dịch vụ hỗ trợ tích hợp sẵn

• Lễ tân chuyên nghiệp: Chào đón khách, xử lý thư từ/bưu phẩm.
• Hỗ trợ IT: Đảm bảo internet tốc độ cao, hỗ trợ in ấn (thường qua cloud), xử lý sự cố cơ bản.
• Vệ sinh & Bảo trì: Không gian làm việc sạch sẽ, bảo trì thiết bị định kỳ.
• An ninh: Đảm bảo an toàn khu vực (thường có bảo vệ, camera, thẻ ra vào).
• Đội ngũ Chăm sóc Thành viên tận tâm: Sẵn sàng hỗ trợ các yêu cầu hành chính, vận hành hoặc cung cấp thông tin cần thiết.

5. Cộng đồng & Kết nối:

• Dreamplex không chỉ là nơi làm việc mà còn là một cộng đồng gồm các chuyên gia, startup và doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
• Thường xuyên tổ chức các sự kiện kết nối (networking), workshop chia sẻ kiến thức, hội thảo chuyên đề và các hoạt động xã hội.
• Tạo cơ hội cho các thành viên mở rộng mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp, học hỏi từ người khác, và tìm kiếm đối tác hay cơ hội kinh doanh tiềm năng ngay trong cộng đồng.

6. Hiệu quả về Chi phí:

• So với thuê văn phòng truyền thống, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí vốn đầu tư ban đầu (CapEx) cho việc thiết kế, thi công hoàn thiện (fit-out), và mua sắm nội thất/trang thiết bị.
• Chi phí vận hành hàng tháng (OpEx) thường được gộp vào một gói dịch vụ (bao gồm tiền thuê, các tiện ích như điện/nước, internet tốc độ cao, phí quản lý, vệ sinh, lễ tân…), giúp việc lập ngân sách dễ dàng hơn và thường hiệu quả hơn so với việc quản lý nhiều nhà cung cấp riêng lẻ.

Kết Luận

Trong bối cảnh hậu đại dịch, sự linh hoạt không còn là lựa chọn xa xỉ,mà đã trở thành yếu tố sống còn. Để tăng trưởng bền vững mà không làm tốn quá nhiều ngân sách, doanh nghiệp cần hướng đến mô hình đội ngũ tinh gọn và không gian làm việc linh hoạt, nhanh nhạy.

Và Dreamplex mang đến cho doanh nghiệp một môi trường cùng dịch vụ hỗ trợ lý tưởng cho mục tiêu này. Dù bạn là startup đang tăng tốc phát triển hay là chi nhánh tại Việt Nam của một tập đoàn toàn cầu, bạn đều sẽ tìm thấy tại Dreamplex một “ngôi nhà” linh hoạt, một nơi đồng hành và lớn mạnh cùng bạn.

Bạn đã sẵn sàng tối ưu việc vận hành và nâng tầm doanh nghiệp với không gian làm việc linh hoạt chưa?

Liên hệ Dreamplex ngay hôm nay qua hotline hoặc điền Form Liên hệ trên website!