Sau khi khám phá các lựa chọn không gian văn phòng trong “3 loại hình văn phòng cho thuê doanh nghiệp cần biết” và quá trình tìm kiếm được chi tiết trong “Cần lưu ý những gì khi chọn thuê văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp“, chúng ta giờ đây tập trung vào một giai đoạn quan trọng trong việc đảm bảo không gian làm việc lý tưởng của bạn: đàm phán và thỏa thuận.
Một khi đã xác định được những không gian văn phòng tiềm năng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình, các nhà quản lý sẽ cần thương lượng để thoả thuận được các điều khoản hợp đồng phù hợp. Giai đoạn này có thể ảnh hưởng đáng kể đến cam kết tài chính, tính linh hoạt hoạt động và sự hài lòng lâu dài của công ty bạn với không gian đã chọn, vì vậy rất cần chú ý kỹ.
Trong bài viết này, Dreamplex sẽ hướng dẫn những bước chi tiết trong việc đàm phán các điều khoản thuê của văn phòng truyền thống, không gian làm việc chung và văn phòng dịch vụ linh hoạt. Chúng tôi sẽ chỉ ra những lưu ý quan trọng, phân tích những cạm bẫy tiềm ẩn cần tránh và các chiến lược để đảm bảo rằng hợp đồng thuê của bạn hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
Bắt đầu với văn phòng truyền thống: có rất nhiều điều cần đàm phán. Nhiều yếu tố của hợp đồng thuê truyền thống có thể và nên được thảo luận và, nếu cần, điều chỉnh trước khi bạn ký tên. Đây là những gì bạn cần biết:
Sau khi bạn đã tìm được văn phòng ưng ý, môi giới của bạn sẽ soạn thảo một “term sheet” — đây là tài liệu thể hiện sự quan tâm của bạn đến việc thuê mặt bằng, nêu ra mức giá thuê bạn đề nghị và đề xuất các điều khoản cho hợp đồng thuê cuối cùng.
Lưu ý: Người môi giới có thể đề xuất một term sheet đơn giản, nhằm giúp họ hoàn thành hợp đồng thuê nhanh hơn. Điều này có thể có lợi cho bạn, vì chủ nhà không thể chào thuê mặt bằng cho bất kỳ ai khác trong khi bạn đang đàm phán. Tuy nhiên, một term sheet quá đơn giản có thể kéo dài thời gian đàm phán hợp đồng thuê, từ đó làm tăng thêm phí pháp lý. Hãy lưu ý điều này.
Khi thuê bất động sản thương mại, hợp đồng thuê nhà của bạn sẽ nêu rõ trách nhiệm và quyền lợi của bạn. Hãy đảm bảo các điều khoản này bao gồm tất cả những gì bạn cần hoặc có thể cần trong tương lai từ chủ nhà. Dưới đây là một số điều cần cân nhắc trong quá trình đàm phán:
Các Điều Khoản Thuê Cần Tránh
Trải qua nhiều năm trên thị trường, chúng tôi đã có kinh nghiệm với một số điều khoản thuê mập mờ có thể khiến bạn gặp bất lợi. Hãy cẩn thận nếu bạn thấy bất kỳ điều khoản nào sau đây trong hợp đồng thuê:
Chấm dứt hợp đồng thuê
Đây là cuộc đàm phán không ai mong muốn: “Chúng ta phải chuyển ra khỏi đây”, nhưng đôi khi điều đó là không thể tránh khỏi. Tình hình thay đổi nhanh chóng và doanh nghiệp cần chấm dứt hợp đồng thuê.
Paul Simon từng nói, “Có 50 cách để rời bỏ người yêu của bạn”, nhưng có rất ít cách để rời bỏ văn phòng của bạn – sự thật là như vậy, chỉ có ba cách:
Sau khi bạn đã tìm được vị trí coworking space phù hợp nhất cho nhóm của mình, hãy tiếp tục cân nhắc các yếu tố sau:
Đội ngũ Sale mà bạn đang làm việc cùng sẽ xem xét các yêu cầu này để soạn thảo các thoả thuận hợp đồng thuê.
Khi hợp tác với một nhà cung cấp chuyên nghiệp như Dreamplex, với nhiều năm kinh nghiệm, quy trình diễn ra nhanh chóng và thường dễ dàng hơn nhiều so với việc thuê trực tiếp với chủ nhà truyền thống.
Họ hiểu rằng hầu hết các công ty đều muốn thực hiện một số chỉnh sửa, nâng cấp trước khi thuê văn phòng và sẽ chuẩn bị sẵn một “menu” các tùy chỉnh và nâng cấp có thể thực hiện được để bạn lựa chọn.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn thuê một văn phòng diện tích lớn trong một coworking space, điều này có thể khá khan hiếm.
Có ba điều cần nhớ khi làm việc với một nhà cung cấp coworking space trong giai đoạn thỏa thuận:
Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian diện tích lớn và cần thực hiện nhiều sửa đổi, chi phí sẽ đội lên khá nhiều, cũng như thời gian chờ để hoàn thiện các thay đổi sẽ kéo dài. Những chi phí này sẽ được tính vào khoản thanh toán hàng tháng của bạn.
Giống như các cuộc đàm phán khác, bạn hoàn toàn có thể phản bác lại các điều khoản bạn không ưng ý. Các nhóm bán hàng tại coworking space có thể linh hoạt đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng lợi nhuận eo hẹp trong thị trường này chỉ cho phép thỏa hiệp trong một phạm vi nhất định.
If you’re taking on a dedicated space on a coworking floor, you’ll want to project your company’s Nếu bạn đang thuê tại một coworking space, bạn sẽ muốn dự đoán mức độ mở rộng của công ty trong thời gian sắp tới. Các coworking space có nguồn cung hạn chế, vì vậy nếu bạn mở rộng quy mô quá nhanh, vượt quá sức chứa của văn phòng, bạn sẽ khó thuê thêm chỗ ngồi nếu không có không gian trống sẵn.
Tương tự, nếu công ty bạn thu nhỏ quy mô, bạn có thể phải trả tiền cho nhiều không gian hơn mức cần thiết. Mặc dù làm việc với một văn coworking space dễ dàng hơn nhiều so với các văn phòng thương mại truyền thống, bạn có thể phải đối mặt với sự thiếu linh hoạt tương tự nếu nhu cầu của bạn thay đổi và bạn bị ràng buộc hợp đồng trong một năm hoặc hơn.
Do đó, trong giai đoạn đàm phán, bạn nên tìm hiểu về các điều khoản liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
Đối với một số coworking space, họ có thể yêu cầu thu một khoản phí tương đương một tháng tiền cọc và thông báo trước 30-60 ngày nếu bạn có ý định rời đi. Nhưng khi công ty bạn càng lớn và bạn thuê càng nhiều diện tích, thì các chính sách chấm dứt hợp đồng đó có thể sẽ càng phức tạp hơn.
Sau khi bạn đã tìm được văn phòng, đại diện từ phía văn phòng linh hoạt sẽ làm việc với bạn để hoàn tất các thỏa thuận. Giống như với các coworking space, quy trình này khá chuẩn hóa.
Bạn sẽ cần cân nhắc một vài yếu tố sau.
Một trong những lợi thế tuyệt vời của việc thuê văn phòng linh hoạt là bạn luôn có thể mở rộng và điều chỉnh quy mô công ty, cũng như diện tích thuê của mình, các nhà cung cấp văn phòng linh hoạt có thể giải quyết yêu cầu này của bạn một cách rất dễ dàng.
Bởi bạn không bị ràng buộc vào một hợp đồng dài hạn như hợp đồng thuê truyền thống hoặc thậm chí là hợp đồng một năm với coworking space quy mô hạn chế, bạn có thể điều chỉnh quy mô bất cứ lúc nào.
Một khi đại diện phía văn phòng linh hoạt nắm bắt được nhu cầu của bạn, họ sẽ hỗ trợ cập nhật các thỏa thuận trong hợp đồng và bạn có thể chuyển đến ”ngôi nhà mới” chỉ trong vài ngày.
Ngược lại, quy trình tương tự cũng có thể áp dụng nếu bạn thấy mình cần thu hẹp quy mô. Tính linh hoạt là tuyệt đối khi bạn làm việc với các văn phòng “Linh hoạt”.
Giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng là một bước ngoặt quan trọng trong quá trình tìm kiếm không gian văn phòng lý tưởng. Quyết định của bạn tại thời điểm này sẽ định hình tương lai của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và các kế hoạch mở rộng trong tương lai.
Dù bạn chọn văn phòng truyền thống, không gian làm việc chung hay giải pháp linh hoạt, việc hiểu rõ và đàm phán các điều khoản hợp đồng là vô cùng cần thiết. Những lựa chọn bạn đưa ra sẽ tác động trực tiếp đến chi phí, sự linh hoạt và hiệu quả làm việc của công ty.
Để trang bị thêm kiến thức và kỹ năng đàm phán, hãy tải xuống guidebook miễn phí của chúng tôi: “Cách tìm và quản lý văn phòng riêng“. Tài liệu này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và lời khuyên chuyên gia để bạn tự tin đưa ra quyết định đúng đắn.
Hãy theo dõi bài viết tiếp theo để khám phá những khía cạnh thú vị về việc chuyển vào và quản lý văn phòng mới. Chúng tôi sẽ chia sẻ những bí quyết giúp bạn tối ưu hóa không gian làm việc, nâng cao hiệu suất và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái.
Dreamplex tạo ra “A Better Day at Work – Một Ngày Làm Việc Tốt Hơn” đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các công ty đang phát triển nhanh, những người hiểu rằng nhân viên trẻ của họ mong đợi nhiều hơn từ nơi làm việc.
Không gian làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, dịch vụ chăm sóc đẳng cấp khách sạn và cộng đồng hợp tác cùng phát triển giúp doanh nghiệp làm việc năng suất đồng thời tối ưu chi phí..
Gia nhập cộng đồng cùng các chuyên gia công nghệ và nhà khởi nghiệp từ TIKI, Zuhlke Vietnam, GFT Group, Vietcetera tại hệ thống văn phòng linh hoạt Dreamplex tại TP.HCM và Hà Nội.
Nhận báo giá và ưu đãi tháng này tại:
WE CREATE BETTER DAYS AT WORK.
