fbpx

Như thế nào là một không gian làm việc chung (coworking space)?

by Daan van Rossum 26 Nov 2021

Trước khi giải thích về như thế nào là một không gian làm việc chung, chúng ta hãy nhìn lại về một văn phòng truyền thống:

  • Bạn phải đăng ký một hợp đồng thuê dài hạn, thường từ 3 đến 5 năm hoặc hơn.
  • Bạn cần thuê một nhà thiết kế và thiết kế văn phòng của mình, ngay cả khi bạn rất có thể không có kinh nghiệm thiết kế văn phòng.
  • Mọi thứ bạn muốn cung cấp cho nhân viên, bạn phải đặt bên trong không gian bạn thuê, ngay cả khi bạn chỉ đôi khi sử dụng nó, chẳng hạn như phòng họp lớn hoặc không gian tổ chức sự kiện.
  • Rồi bạn cần thuê một nhà thầu để xây dựng văn phòng và giám sát công việc đó, có thể là không có kinh nghiệm trước đó.
  • Bạn phải mua tất cả các yếu tố của nội thất – từ thiết bị CNTT đến bàn và ghế.
  • Kể từ thời điểm đó, bạn phải vận hành và duy trì không gian làm việc, từ việc đổ đầy bình nước uống đến sửa chữa đồ đạc.

Bây giờ hãy tưởng tượng ngược lại. Hãy tưởng tượng một nơi mà các chuyên gia đã đưa nhiều năm kinh nghiệm của họ vào việc thiết kế văn phòng và sự hiểu biết của họ về những gì nhân viên mong muốn về một thiết kế tuyệt vời. Một thiết kế được tạo ra dựa trên sự cộng tác, nguồn cảm hứng và năng suất. Trong một không gian làm việc chung tuyệt vời, nó không chỉ dừng lại ở một thiết kế tốt hơn. Toàn bộ nội thất và tất cả đồ đạc, thiết bị đã được thanh toán và lắp đặt xong. Bạn chỉ đến và sẵn sàng làm việc ngay.

Điều đặc biệt là trong doanh nghiệp làm về không gian làm việc chung là bạn có một nhóm vận hành nơi làm việc cho bạn. Bây giờ bạn có thể đề cập với nhóm trải nghiệm ngay tại chi nhánh bất cứ điều gì liên quan đến văn phòng, họ sẽ luôn sẵn sàng sắp xếp cho bạn. Và hơn thế nữa, bạn chỉ phải trả cho không gian bạn sử dụng. Thông thường, bạn có thể chỉ trả 15m2 cho một nhóm nhỏ, và có được lên đến hàng nghìn mét vuông không gian và tiện nghi để sử dụng bất cứ khi nào bạn muốn.

Do đó, không có gì ngạc nhiên khi ngày càng có nhiều công ty chuyển sang làm việc trong không gian làm việc chung.

van-phong-chia-se

Không gian làm việc chung hoạt động như thế nào?

Không gian làm việc chung – và đặc biệt là không gian làm việc chung doanh nghiệp, còn được gọi là văn phòng linh hoạt, như Dreamplex – có mọi thứ bạn cần cho văn phòng và đem đến bạn những trải nghiệm bạn cần có trong một khoản phí cố định hàng tháng. Hãy coi nó giống như phiên bản văn phòng của Spotify: thay vì mua từng CD hoặc MP3, bạn chỉ cần trả một khoản phí mỗi tháng và bạn có thể sử dụng bao nhiêu bài nhạc tùy thích.

Các công ty đã từng điều hành một văn phòng trước đây đều biết rằng việc duy trì và vận hành nó có thể là một rắc rối lớn. Bạn phải đối phó với rất nhiều nhà cung cấp, từ dịch vụ thư tín đến bảo trì, và từ nhà cung cấp máy pha cà phê đến công ty vệ sinh. Trên hết, thường không có ai để đề ý làm thế nào để khiến văn phòng đẹp hơn, chứ chưa bàn đến việc làm thế nào để luôn khiến nó trở nên thú vị mà ai cũng muốn bước vào.

Tại không gian làm việc chung, tất cả công việc này đều được thực hiện cho bạn. Một công ty có thể ký thỏa thuận thành viên cho ít nhất là một vài nhân viên cho đến hàng trăm thành viên trong nhóm. Thỏa thuận đó có thể ngắn hoặc dài, mặc dù hầu hết các công ty bắt đầu với cam kết một năm. Sau cùng, bạn chuyển đội ngũ của mình đến đây và bạn không muốn mình phải chuyển lại sớm. Kể từ thời điểm đó, bất cứ điều gì liên quan đến văn phòng, giờ là công việc của không gian làm việc chung. Công ty chỉ cần tập trung vào công việc kinh doanh của riêng họ và giao việc quản lý văn phòng cho người điều hành của không gian làm việc chung. Nói một cách đơn giản, không gian làm việc chung cho phép các công ty thuê ngoài (outsource) tất cả các nhu cầu văn phòng của họ.

Những lợi ích chính của không gian làm việc chung là gì?

Các lợi ích chính của không gian làm việc chung là tính linh hoạt, tăng năng suất, giảm bớt công việc cho công ty, CNTT tuyệt vời, đáp ứng chiến lược công việc kết hợp (hybrid work) hoặc làm việc từ mọi nơi (work from anywhere) và trải nghiệm nhân viên tốt hơn.

  • Tính linh hoạt: Không gian làm việc chung thường cung cấp các văn phòng với các tiện ích có sẵn, cho phép các công ty mở rộng và ký hợp đồng như họ muốn. Trong một thế giới không thể đoán trước, điều này có giá trị rất lớn đối với các công ty.
  • Năng suất: Theo lời của Antony Slumbers, một chiến lược gia bất động sản ở Anh: “Các công ty không muốn văn phòng, họ muốn một lực lượng lao động hiệu quả”. Không gian làm việc chung được thiết kế chuyên nghiệp để thúc đẩy năng suất và sự cộng tác.
  • Ít công việc hơn: Công việc điều hành một văn phòng – từ thiết kế, vận hành đến bảo trì, giờ là công việc của người điều hành. Bản thân công ty có thể tập trung vào những gì họ cần tập trung: tăng trưởng.
  • CNTT tuyệt vời: vì nhiều công việc diễn ra trực tuyến hơn, cần có CNTT cấp doanh nghiệp. Đối với các công ty nhỏ hơn, những loại giải pháp CNTT này thường nằm ngoài tầm với. Trong không gian làm việc chung, các khoản đầu tư lớn đã được thực hiện để đảm bảo kết nối hiện tại và trong tương lai.
  • Sự sẵn sàng làm việc kết hợp: nhiều công ty đã áp dụng công việc kết hợp hoặc công việc nhanh nhẹn. Không gian làm việc chung giúp các doanh nghiệp kết hợp làm việc tại nhà, làm việc gần nhà và làm việc tại văn phòng. Tất cả dưới một nền tảng, từ một nhà cung cấp.
  • Trải nghiệm nhân viên tốt hơn: Cung cấp trải nghiệm cạnh tranh cho nhân viên cho phép các công ty thu hút, gắn kết và giữ chân những nhân tài giỏi một cách tốt hơn. Và một văn phòng tuyệt vời là chìa khóa cho điều này. Các nhà điều hành không gian làm việc chung như Dreamplex chuyên cung cấp trải nghiệm nhân viên và không gian làm việc.

Không gian làm việc chung có thể hoạt động cho các công ty lớn không?

Theo truyền thống, các không gian làm việc chung dành cho các công ty nhỏ hơn, các công ty khởi nghiệp và những người làm nghề tự do hoặc các cá nhân. Nhưng khi công việc được phân bổ nhiều hơn và khi các công ty đều cạnh tranh để có được những nhân tài như nhau, thì càng có nhiều áp lực hơn đối với các công ty trong việc cung cấp trải nghiệm hấp dẫn cho nhân viên.

Điều này đã thúc đẩy nhiều công ty hợp tác với các nhà cung cấp văn phòng linh hoạt để có trải nghiệm cao cấp nhờ thiết kế sáng tạo, lòng hiếu khách, các hoạt động thú vị và một loạt không gian tuyệt vời cho nhân viên sử dụng. Với Dreamplex chẳng hạn, ngay cả trong một địa điểm, nhân viên có thể có quyền sử dụng hơn 2000m2 không gian chung bao gồm quán cà phê, sảnh tiếp khách, sân vườn, phòng đào tạo, không gian tổ chức sự kiện, phòng họp từ 4 đến 10 người và hơn thế nữa.

Một số công ty lớn nhất trên thế giới, như Standard Chartered, HSBC, Microsoft, Salesforce và Facebook, hiện đang hợp tác với các nhà cung cấp không gian làm việc chung. Đối với những công ty lớn như họ, những lợi ích rất rõ ràng:

  1. Các công ty khó dự đoán tương lai hơn, và muốn linh hoạt hơn. Dreamplex cung cấp các điều khoản thuê linh hoạt và không cần đầu tư trả trước cho thiết kế, nội thất, CNTT, bảo mật, v.v.
  2. Công việc từ xa và kết hợp gia tăng có nghĩa là ngày càng có nhiều bàn làm việc và văn phòng bị bỏ trống; và các công ty không muốn trả tiền cho nó. Tại các văn phòng linh hoạt, bạn chỉ phải trả cho không gian bạn sử dụng.
  3. Các phòng chờ khách, quán cà phê, phòng gọi video và không gian thư giãn mà nhân viên đang yêu cầu quá đắt đối với một công ty duy nhất để xây dựng và trả tiền thuê. Tại Dreamplex, bạn chia sẻ những không gian này với một nhóm nhỏ các công ty khác miễn phí hoặc theo giờ.

Không gian làm việc chung đắt như thế nào?

Đối với nhiều công ty, không gian làm việc chung có thể giúp họ tiết kiệm rất nhiều tiền. Việc cung cấp trải nghiệm cho nhân viên và nơi làm việc ở cấp độ của các nhà điều hành chuyên nghiệp – những người biến đây trở thành hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ, khó có thể nhân rộng đối với các công ty dưới 200-300 nhân viên. Số lượng người cần thiết để làm việc này, cũng như các nguồn lực về CNTT, quản lý cơ sở vật chất,… sẽ quá tốn kém đối với hầu hết các công ty.

Ngoài ra, việc có quyền sử dụng các phòng họp và không gian tổ chức sự kiện, nhưng không phải thuê chúng 24/7, như trong hợp đồng thuê truyền thống, cũng tiết kiệm cho các công ty rất nhiều. Ngay cả những thứ như hệ thống in ấn, lễ tân, kiểm soát truy cập kỹ thuật số,… tất cả đều yêu cầu đầu tư trả trước và liên tục mà các công ty không muốn thực hiện cho mình. Trong mô hình văn phòng linh hoạt, tất cả các chi phí này được chia sẻ bởi một nhóm công ty.

Không có gì ngạc nhiên khi nghiên cứu từ DeskWANT cho thấy không gian làm việc chung có thể rẻ hơn tới 50% so với không gian làm việc trong văn phòng truyền thống. Số tiền tiết kiệm thực tế sẽ khác nhau dựa trên hai yếu tố: quy mô của công ty, mức độ kinh nghiệm của nhân viên và nơi làm việc mà công ty muốn cung cấp.

Về Dreamplex

Dreamplex tạo ra “A Better Day at Work – Một Ngày Làm Việc Tốt Hơn” đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các công ty đang phát triển nhanh, những người hiểu rằng nhân viên trẻ của họ mong đợi nhiều hơn từ nơi làm việc.

Văn phòng riêng được thiết kế đẹp, có thương hiệu, dịch vụ chăm sóc như khách sạn 5 sao và chương trình hấp dẫn bao gồm các hoạt động giao lưu cộng đồng, đào tạo & phát triển và các sáng kiến an sinh giúp các công ty thu hút, gắn kết và giữ chân nhân tài thế hệ Millennial và Gen Z tại Việt Nam.

Dreamplex có 5 chi nhánh tại Hà Nội và TP. HCM và chuẩn bị mở rộng trong năm 2022 với mục tiêu tạo ra môi trường làm việc tốt hơn cho hàng trăm công ty lấy con người làm trọng tâm và nhân viên của họ. Chúng tôi đã đồng hành với nhiều công ty lớn như Tiki, FinOS ((Allianz), AIA Vietnam và nhiều start-up phát triển nhanh khác.

Liên hệ

Để tìm hiểu thêm về cách Dreamplex có thể đem đến Trải nghiệm tại nơi làm việc trong tương lai cho thành viên của các doanh nghiệp đổi mới sáng tạo ở mọi quy mô, vui lòng liên hệ với Daan van Rossum, CEO: daan@dreamplex.co hoặc +84 901489369.

Daan van Rossum

CHÚNG TÔI TẠO NÊN MỘT NGÀY LÀM VIỆC HỨNG KHỞI.

Tìm hiểu thêm làm thế nào để giúp đội ngũ của bạn gắn kết hơn, hợp tác tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn.